• Agile & Scrum Basics

Hoe werkt Planning Poker?

Hoeveel uur kost het jou om een ingewikkelde taak te doen? Zo’n taak die je nog nooit gedaan hebt, waar een berg aan creativiteit bij komt kijken en waar je referentiepunt nog in ontbreekt? Zeg jij het maar. Tien uur? Twintig uur? Honderd uur, red je het daar wellicht mee? Het concreet inschatten hoe lang je ergens mee bezig bent wordt steeds lastiger wanneer de complexiteit en de onzekerheid van een taak groot is. In dit artikel ontdek je hoe Planning Poker je juist dan kan helpen, hoe je relatief inschat en wat je doet wanneer het management je toch vraagt om een gedetailleerde urenverantwoording. En wanneer kies je eigenlijk voor Planning Poker boven die urenverantwoording?

Wanneer kies je niet voor Planning Poker?

Laten we het eerst eens worden over wanneer je niet kiest voor Planning Poker. Of laten we het zo zeggen; wanneer de gewone urenverantwoording misschien net zo goed werkt als Planning Poker. Voor het uitvoeren van de minder complexe taken kun je vaak nog goed uit de voeten met je urenverantwoording. Dat geldt evengoed voor taken die je al zeshonderd keer hebt gedaan, je kunt dan simpelweg op basis van ervaring een veel betere inschatting van de uren inzet maken. Bijvoorbeeld een inschatting van hoe lang het duurt om de facturen van de maand de deur uit te krijgen en de deelnemers van de trainingen te registreren. Dat kunnen we redelijk goed inschatten met een urenverantwoording. Maar wanneer kies je dan wél voor Planning Poker met je team?

Wanneer kies je voor Planning Poker?

We weten dus wanneer Planning Poker misschien minder relevant is. Maar wanneer is Planning Poker wel relevant? Nou, bijvoorbeeld bij het ontwikkelen van een compleet nieuwe dienst of product. Dat heb je samen met jouw team vast ook al wel een paar keer gedaan, maar de complexiteit en de onzekerheid in deze taak is vele malen groter. En daarmee is de concrete uren inzet natuurlijk ook veel minder goed in te schatten. Voor jezelf. En zeker als team.

Wat is Planning Poker?

Scherp, aan die vraag zijn we inderdaad voorbij gegaan; wat is Planning Poker? Het antwoord: Planning Poker is een methode binnen Agile, waarbij je samen met je teamleden de inspanning voor taken inschat. En dat doe je met behulp van speelkaarten, zo kan je relatieve groottes toewijzen aan verschillende taken. Door levendige discussies en democratische stemmingen in het team, draagt iedereen uit je team bij aan het bepalen van de complexiteit van het werk. Planning Poker bevordert de collectieve intelligentie en vermindert individuele vooringenomenheid, wat weer leidt tot nauwkeurige schattingen en een hechtere teamdynamiek. Je kunt dus stellen dat Planning Poker niet alleen om cijfers toewijzen gaat, maar ook om samenwerking, begrip en het stimuleren van succesvolle Agile projecten.

Planning Poker stapsgewijs

Zo werkt Planning Poker stapsgewijs:

Voorbereiding:

• De Product Owner presenteert het gedeelte van de Product Backlog waarvan hij/zij verwacht dat er aan gewerkt kan worden. En welk werk dus moet worden ingeschat. Handig hulpmiddel hierbij zijn de User Stories.
• Deze taken moeten duidelijk en begrijpelijk zijn voor het team.

Kaartensets:

• Elke deelnemer krijgt een set kaarten met waarden die de inspanning of complexiteit van de taak vertegenwoordigen.
• Deze kaarten kunnen bijvoorbeeld Fibonacci-getallen zijn (1, 2, 3, 5, 8, 13, enz.) of t-shirt maten (XS, S, M, L, XL).

Presentatie van het werk:

• De Product Owner presenteert het werk stuk voor stuk aan het team.
• Eventuele vragen over de taak worden beantwoordt, om ervoor te zorgen dat iedereen een goed begrip heeft van wat er wordt gevraagd.

Kaartselectie:

• Elk teamlid selecteert een kaart uit de set die voor hem/haar overeenkomt met de schatting van de inspanning voor die specifieke taak.
• Dit gebeurt vaak zonder overleg met andere teamleden, om zo de invloed van anderen te voorkomen.

Kaarten onthullen:

• Nadat alle teamleden hun kaarten hebben gekozen, worden ze tegelijkertijd omgedraaid en onthuld aan het hele team.

Discussie en Consensus:

• Als er grote verschillen zijn tussen de schattingen, volgt er een discussie om de redenering achter elke schatting te begrijpen.
• Het doel is om tot een consensus te komen over een schatting die representatief is voor de input van het gehele team.

Herhaal voor elke taak:

• Dit proces wordt herhaald voor elke taak op de lijst.
• Het doel is om de hele lijst van taken te schatten, voordat het team verder gaat met de volgende fase van het project.

Door deze gestructureerde aanpak helpt Planning Poker jouw team(s) om realistische en nauwkeurige schattingen te maken. En zo kun je aan de slag met de effectieve planning en uitvoering van jullie Agile projecten.

Waarom de Fibonacci reeks in Planning Poker?

De Fibonacci-reeks wordt vaak gebruikt bij Planning Poker vanwege verschillende redenen:

1. Niet-lineaire groei: De Fibonacci-reeks heeft een niet-lineaire groei, wat betekent dat de verschillen tussen opeenvolgende getallen groter worden naarmate de reeks vordert. Dit helpt bij het benadrukken van de onzekerheid en het toenemende risico bij het schatten van grotere taken.
   
   
2. Vermindering van detail: Door gebruik te maken van getallen uit de Fibonacci-reeks, worden teamleden gedwongen om grotere sprongen te maken tussen schattingswaarden. Dit helpt om te voorkomen dat ze te veel tijd besteden aan het nauwkeurig specificeren van kleine verschillen in inspanning tussen taken.
   
   
3. Subjectieve perceptie: Mensen hebben de neiging om subjectieve inschattingen te maken van complexiteit. De niet-lineaire aard van de Fibonacci-reeks weerspiegelt deze subjectiviteit en biedt ruimte voor verschillende interpretaties van de complexiteit van taken.
   
   
4. Vermindering van de neiging tot afronden: Het gebruik van de Fibonacci-reeks helpt ook bij het verminderen van de neiging van teamleden om hun schattingen naar het dichtstbijzijnde ronde getal af te ronden, wat kan resulteren in minder nauwkeurige schattingen.

Over het algemeen helpt de Fibonacci-reeks in Planning Poker bij het bevorderen van meer realistische en minder vooringenomen schattingen. En dus? Dus kan je met je team(s) beter plannen en prioriteren.

Wat doe je als het management geen Planning Poker wilt?

Wanneer je overgaat op relatief inschatten met Planning Poker, kan het zo zijn dat die manier van grip krijgen op je werk niet aansluit bij de manier waarop het nu in de organisatie gaat. Het management kan dan nog weleens huiverig zijn van Planning Poker. Daarom is het handig om niet zomaar te starten met Planning Poker, maar om eerst samen met het management op dezelfde pagina te komen. Bespreek waarom de gedetailleerde urenverantwoording niet (meer) werkt voor jullie type werk. En leg uit waarom jullie met de relatieve inschatting een veel realistischer beeld van de stand van zaken kunnen schetsen.

Daarnaast is het goed om de reden vanuit de organisatie voor rapportages en urenverantwoording te kennen. Is dat om grip te hebben, (wan)vertrouwen, micromanagement, wetgeving? Wat het ook mag zijn, er moet een reden voor zijn. En op basis daarvan kan je wellicht ook met Planning Poker aansluiten bij de echte behoefte.

Kun je Planning Poker en urenverantwoording combineren?

Het korte antwoord: wij zijn er echt geen fan van. Dus wat ons betreft maak je van de Planning Poker punten niet alsnog een ureninschatting. Want als we dat doen, houden we een oude en een nieuwe wereld in stand die eigenlijk op verschillende principes gebaseerd zijn. Namelijk; voorspelbaar werk en niet voorspelbaar werk. Dat gaat niet samen. Wil je jouw visie daarop met ons delen of wil je er juist meer over weten? Stuur ons een bericht.