Samen kiezen voor waardevol prioriteren: 10 belangrijke keuzes

Het is hot. “Laten we een PI-planning of een PI-event gaan plannen. Gaan we meteen ART’s (Agile Release Trains) opzetten en extra rollen benoemen”, uitspraken die ik momenteel bijna dagelijks voorbij hoor komen. Het lijkt wel of iedere organisatie nu met Portfolio Management wil beginnen. Heel goed natuurlijk, maar in de zoektocht naar meer structuur wordt de aandacht voor cultuur dikwijls vergeten en verdwaalt men dus al snel. Misschien merk jij dit ook: de mindset, het werk en het nieuwe leiderschap wat goed Portfolio Management nodigt heeft, wordt onderschat. Daar ga je nu wat aan doen.

In dit artikel heb ik, net als in het prioriteren van inhoudelijk werk, de 10 belangrijkste keuzes (noem het afslagen) voor je benoemd die je maakt om de juiste route te plannen naar waardevol Portfolio Management. Vergeet vooral ook afslag nummer 10 niet.

Afslag 1: Maak alles inzichtelijk

Zou je graag zien dat alles helemaal transparant is binnen de organisatie? Waarschijnlijk zal iedereen daar volmondig ‘JA’ op zeggen. Toch lukt het maar bij heel weinig organisaties. Waarom het ook bij jullie nog niet lukt alles inzichtelijk te maken? Dat heeft vaak te maken met macht, posities, politiek en hiërarchie. Als je samen open staat jouw werk en uiteindelijk het gezamenlijke werk (inclusief impediments) inzichtelijk te maken, is dat een goede basis voor waardecreatie. Gedrag dat hoort bij die gewenste transparantie is:

  • Gebruik van tools en borden om gezamenlijk werk, voortgang en waardecreatie in te zien;
  • Begin bij jezelf: zorg dat je zelf niets te verbergen hebt en stel je kwetsbaar op;
  • Zoek de interactie op en heb het gesprek met elkaar op strak gezette momenten.

Afslag 2: Reis van A naar B, via B

Wil je samen geschaald gaan prioriteren en dus samen waarde creëren? Probeer dan de nieuwe mindset te omarmen via de nieuwe manier (B). Het voelt natuurlijk om een nieuwe manier van denken aan te vliegen via de aangeleerde aanpak (A). Maar laten dat nou net de patronen zijn die je wilt afleren. Probeer de verandering dus meteen zoveel mogelijk aan te vliegen vanuit het nieuwe gewenste gedrag. Dat geldt voor denkwijze, gedrag en aanpak.

Scrum Academy banner manifest

Afslag 3: Schakel van denken naar doen

Je bent gewend om op voorhand uit te denken hoe je alles het beste kan aanvliegen. Niet slecht, maar voor je het weet ben je een half jaar aan het nadenken. Om je gewenste verandering te ontsteken is het belangrijk om een eerste stap te zetten en te ‘doen’. Door te doen, leer je en wordt je elke dag een beetje beter. Door de structurele kleine stappen, voel je de verandering steeds weer groeien. Probeer dus te denken in mogelijkheden en start klein. Je zult zien dat wanneer je met een grote groep samen ‘doet’, je heel veel losmaakt en de verandering een flinke stimulans geeft.

Afslag 4: Kies voor gezamenlijke keuzes

Faciliteer de juiste gesprekken tussen stakeholders en business owners met betrekking tot prioritering. Laat de groep ervaren dat het helpt om samen keuzes te maken over wat belangrijk is voor de organisatie. Als de strategie geprioriteerd is, is de volgende stap om het werk vanuit teams en het strategische werk op elkaar af te stemmen. Stel de Product Owners in staat om ook op basis van van zijn/haar prioriteit en effort de business owners mee te nemen en de finale keuzes te maken op tactisch en operationeel niveau.

Afslag 5: Laat teams met rust

Klinkt bold, maar de inhoudelijke kennis zit echt bij de teams. Zij weten als geen ander wat er goed is voor de organisatie en wat ze moeten doen om de meeste waarde te creëren. Stimuleer de teams via verschillende gildes om samen verantwoordelijkheid te nemen en er samen een succes van te maken. Zo creëer je een olievlekwerking; en hoe groter de groep, des te sneller worden heilige huisjes afgebroken. Zorg ook voor rust in de teams en haar indeling; motiveer en stimuleer het management en de teams om te focussen op rust en regelmaat. Tip: voorkom al te veel teamwisselingen.

Afslag 6: Knip niet teveel

Tijdens de inrichting van Portfolio Management is het belangrijk dat je telkens goed nadenkt of de governance, processen, events en rollen ook daadwerkelijk een probleem oplossen. Het gevaar ligt op de loer dat een waterhoofd gecreëerd wordt bij de inrichting van Portfolio Management. Dit maakt dat hoe meer je gaat knippen, je ook overlappend moet gaan plakken. Hierdoor ontstaan weer meer afhankelijkheden, meer afstemmomenten en hogere doorlooptijden.

Agile coach opleiding verschil met Scrum Master

Afslag 7: Zorg voor goede sponsors

Wil je een geloofwaardig verhaal bij de start van je verandering en er daarna de vaart inhouden? Zorg dan dat je een sponsor hebt op (directie- of board-)niveau. Die sponsor kan zorgen en bijdragen aan de duidelijke visie met begeleidende principes. Zorg ook dat deze sponsor voldoende mandaat heeft om heilige huisjes te doorbreken.

Afslag 8: Maak kleine stappen

Denk groot, maar maak kleine stappen. Onderschat in de verandering niet dat een hele kleine stap voor jou, vaak al een grote ontwikkeling en verbetering in de verandering betekent. Blijf dus geregeld toetsen of jouw stappen in de verandering niet te groot zijn.

Afslag 9: Verduurzaam de verandering

Bij het inrichten van Portfolio Management zijn veel mensen, belangen en rollen gemoeid. Dat kan ervoor zorgen dat je, om de voortgang te houden, op verschillende niveaus het heft in eigen handen wilt nemen. Prima, als je iets voor de eerste keer wilt voordoen. Maar blijf er scherp op dat jouw actie niet aan jou blijft kleven. Neem dus altijd iemand mee waarmee je de verandering kunt vormgeven en waaraan je het ook kunt overdragen.  

Afslag 10: Vier successen samen

Een hele belangrijke en stiekem ook gewoon één van de leukste keuzes. Maar toch merk ik dat hij er bij veel organisaties en teams vaak bij inschiet. Dus laat ik hem nog een keer krachtig benoemen; blijf bij iedere verbetering en opgeleverde waarde ook stilstaan en vier de successen samen!

Wat wordt jouw eerste afslag?

Zoals je kunt lezen is het Portfolio Management binnen jouw organisatie, van strategie tot uitvoering, niet binnen een dag ingericht. Het raakt zoveel verschillende lagen en niveaus van de organisatie. Verwacht dus ook niet dat je het Portfolioproces binnen een kwartaal volledig onder de knie hebt. En dat is helemaal ok! Wees je er dus van bewust dat je dit gaat ervaren. Laat het over je heen komen en maak snel een keuze waar je mee wilt gaan starten.

Vind je dat allereerste begin lastig of loop je vast bij het inrichten van jullie Portfolio Management? Stuur een mailtje of neem direct contact met me op en we zorgen samen voor dat vliegwiel.

Ook Agile Coach worden?

Benieuwd waar jij je stap kan maken als Agile Coach? Volg onze interactieve Agile Coach Opleiding. Gewaardeerd met 4,8 sterren op Google. Je vult een toolbox van jewelste om zelf aan de slag te gaan met teams en de organisatie. Daarnaast ontmoet je een breed deelnemersveld waar je ook veel van leert!