• Agile Transformatie

In 3 seconden slaat de sfeer om…

Er lijkt geen vuiltje aan de lucht. Op locatie aan het coachen. Het is gezellig. Dan escaleert het. Ik schrik me kapot. In drie seconden knalt de sfeer van gezellig naar ijzig koud. Spanning te snijden. Ongemakkelijk stil. En dan… de Product Owner ontploft! Z’n aders lijken uit z’n nek te klappen. Normaal kan ik hier best mee dealen, maar deze keer niet. Gaat er iemand K.O. óf kan ik er met wat wendbaarheid toch nog iets van maken?

Over hoe ik ongevraagd tussen de Product Owner en het team sta

Deze opdracht is me op ‘t lijf geschreven; creatieve industrie, marketing afdeling. Het vraagstuk: ‘De marketing afdeling kampt met veel ad-hoc werk, brandjes blussen en stress van deadlines. Kun jij daar met Agile iets aan doen?’ Tuurlijk, is mijn antwoord aan de opdrachtgever in de persoon van de Creatief Directeur. Hij heeft me persoonlijk benaderd en verwacht dat het Agile gedachtengoed en Scrum als framework het team zal helpen om de blokkades te tackelen. Challenge taken.

Geen vuiltje aan de lucht

Bekend terrein. Samen met alle leden van het marketingteam doen we een tweedaagse Kickstart voor teams. De Creatief Directeur zal optreden als Product Owner. Met z’n allen duiken we dus twee dagen in de specifieke casusvragen, verkennen we Agile en Scrum en stellen we een Product Vision en een backlog op. Afsluitend maken we concrete afspraken over hoe en wanneer we de komende weken samenwerken en op welke tijden we welke events plannen. Energie is hoog. Veel gelachen, constructief gewerkt en een succesvolle kickstart. Iedereen eager om door te pakken. Totdat…

De grote afwezige

Tijd voor de eerste events na die succesvolle Kickstart, de review en retro. Ik, check. Teamleden, check. Product Owner. Product Owner? Hummm, nergens te bekennen. Ik ben negatief verrast. De teamleden niet. Zij zijn wel gewend dat afspraken voor iedereen heilig zijn, behalve voor de grote afwezige. Die heeft het altijd te druk. Dus zoek ik de Product Owner op en vraag hem naar z’n afwezigheid. De reactie? “Agh, die Agile werkwijze is vooral voor het team, ik ben er toch twee dagen bij geweest. Ze kunnen nu toch wel zelf aan de slag? Ik heb wel betere dingen te doen.” Oefff, dat wordt een flinke zure appel.

De bom barst

Ik besluit een teamsessie te plannen. Maar de sessie is nog niet koud gestart of de Product Owner gaat volledig door het lint. “Wat denken jullie wel niet? Dat ik de hele dag duimen loop te draaien? Dat marketing het enige is wat ik op m’n bordje heb? Trouwens, jij bent hier toch de Agile Coach die de boel op sleeptouw neemt? Als er feedback of input van mij nodig is, dan komen jullie dat maar vragen!” De sfeer in de ruimte is ijzig koud. Teamleden staan aan de grond genageld. Niemand durft iets te zeggen en ik voel hun angst. Dat doet wat met me. Handelen uit autoriteit is één. Autoritair handelen daar ben ik absoluut niet van. Einde sessie.

Verspil geen moeite

De Product Owner verlaat de ruimte en ik blijf met het team over. Dat wil vooral maar weer aan de slag met de dagdagelijkse werkzaamheden. Alsof er niets gebeurd is. Dat gaat mij te ver. Dit moeten we eerst bespreken: Wat is er gebeurd? Hoe voelt dat? Vinden we dit normaal? Lang verhaal kort: “Gert-Jan, zo gaat het hier al jaren. Er verandert toch niets als hij niet wil veranderen. Dus verspil geen moeite. Het was een leuk idee dat Agile, maar bij ons gaat dat niet werken. Helaas.” Dit doet ook wat met mij. Ik kan goed meebewegen met veranderingen, maar ben ook een slechte verliezer. Deze strijd is voor mij nog zeker niet gestreden. Maar hoe ga ik om met deze Product Owner die haaks staat op mijn persoonlijke waarden?

In een impasse

Ik zoek de Product Owner op en ga met hem het gesprek aan. De confrontatie ga ik zeker niet aan (a la non violent communication), maar ik vraag hem naar zijn doelen met het team. Op zoek naar een gemeenschappelijke grond om vanuit te vertrekken. Die vinden we. Maar hij vindt ook dat iedereen zich op ieder moment van de dag naar hem moet schikken. Agile werken of niet. En dat werkt voor een Agile team niet. Ik zoek naar ruimte waarin hij zich prettig voelt om mee te bewegen. Maar zelfs de kleinste stap is voor hem te groot. Knock out in de touwen?

Agile problemen Agile oplossen

Na een nachtje slapen krabbel ik overeind en gooi het over een ander boeg. Ik besef me dat de Product Owner niet gaat meebewegen. Daarnaast los ik de hiërarchie en het autoritair leiderschap dat het team ervaart ook ik niet zo maar op. Ik leg mijn nieuwe oplossing voor aan het team: het marketing teamlid dat het beste met de Creatief Directeur omgaat, wordt Product Owner en is vanaf nu verantwoordelijk voor onder andere het stakeholder management. Met mandaat. Het team gaat hierin mee en ook de Creatief Directeur is bereid dit het voordeel van de twijfel te geven. Ook hier schuurt het nog wel de komende periode in de mandatering, maar dat valt te managen. We staan weer stevig op de voorvoetjes en gaan de strijd met ad-hoc werk, brandjes blussen en stress van deadlines weer aan. Die worden in de periodes erna succesvol getackeld.

Dit is goud waard

Hierna hebben zich nog veel andere Agile Transformaties met specifieke uitdagingen aangediend. Wat ik daarin aan lessen van dit voorbeeld heb meegenomen?

• Tijdens de Kickstart heb ik meer aandacht voor de dynamiek van de Product Owner, zeker wanneer er een hiërarchische laag is. In deze case heeft de Creatief Directeur veel meer met het echt creëren van een product dan met in zijn ogen ‘randzaken’. Als iemand er niet voor 100% voor gaat, kan er beter een andere Product Owner komen. 
• Daarnaast vraag ik weer veel meer expliciet hoe we omgaan als coach en coachee. Wat zijn de leervragen? En op welke wijze wil iemand feedback ontvangen. Kortom: welke ruimte krijg en neem ik als coach.
• Vertrouwen op mijn gevoel. Het klinkt raar als ik schrijf dat ik de sfeer voel veranderen, dat ik uitdrukkingen op gezichten zie veranderen, de temperatuur voel dalen en ijzige lucht ervaar. Maar ik doe dat echt. Die antennes zijn goud waard. En daar kan ik veel meer op bouwen dan dat ik rationeel wel eens doe.