Online team tools
NL

Terugblikken, leren en de volgende PI planning beter starten

Het laatste onderdeel van de PI Planning. Heel belangrijk, maar sneuvelt vaak. De teams zijn moe, de borrel staat te wachten en iedereen wil naar huis. Wat er dan verdwijnt is het moment waarop je de dag zelf evalueert hoe verliep de voorbereiding, hoe werkte de samenwerking, wat doen we de volgende keer anders.

De retrospective aan het einde van een PI Planning gaat over de dag zelf. Niet over het geleverde werk van het afgelopen kwartaal dat hoort thuis in de ochtend, als onderdeel van de context waarmee je de nieuwe periode ingaat. De afsluiting gaat over de vraag: hoe hebben we deze dag doorlopen, en wat leren we daarvan voor de volgende PI Planning?

Wat je bespreekt

De vragen die je stelt zijn gericht op het proces van de dag. Was de voorbereiding goed genoeg? Hadden teams de informatie die ze nodig hadden? Klopte de tijdindeling? Waar liep het vast en waardoor? Waren de juiste mensen aanwezig op de juiste momenten? Konden teams vrijuit spreken of voelden ze druk van management of stakeholders?

Die vragen zijn makkelijk te stellen maar vragen eerlijkheid om goed te beantwoorden. Een facilitator die de retro begeleidt helpt daarbij iemand die doorvraagt als antwoorden te algemeen blijven en ruimte geeft aan wat ongemakkelijk is om te zeggen.

Meten zonder afrekenen

De confidence votes van de middag zijn hier ook relevant. Teams die laag scoorden waarom? Was dat een signaal van onduidelijkheid, van een te volle planning, van onveiligheid om eerlijk te zijn? Die scores zijn geen rapportcijfer maar informatie over hoe de dag verliep.

We begeleidden eens een retro waarbij drie teams vertelden dat ze tijdens de confidence vote hadden getwijfeld om eerlijk te zijn. Ze hadden een lage score willen geven, maar deden dat niet. De reden: de directeur zat in de zaal, de planning leek al rond en niemand wilde als enige dwarsliggen. En toen bleek ook waarom ze twijfelden: ze hadden allemaal dezelfde afhankelijkheid gezien en wisten dat de planning technisch niet haalbaar was maar geen van allen durfde dat te benoemen.

Dat is de echte waarde van een goede retro. Niet de scores, niet de actielijstjes, maar de vraag die eronder ligt: voelen mensen zich veilig genoeg om eerlijk te zijn? Is het politiek acceptabel om te zeggen dat een plan niet realistisch is? Als het antwoord nee is, lost geen enkele methodiek dat op. Dan is er iets aan de hand in de organisatie dat groter is dan de PI Planning en dat verdient een eerlijk gesprek.

Inzichten die landen

Een lijst met verbeterpunten verdwijnt. Twee of drie concrete afspraken over wat je anders doet in de volgende PI Planning, niet. Het verschil zit in de vertaling: niet “de voorbereiding moet beter” maar “de backlog is uiterlijk drie weken voor de dag gereed en gedeeld met alle teams.” Concreet genoeg om op terug te komen.

Sluit af met de vraag: wat moet er voor de volgende PI Planning als eerste geregeld zijn? Wie pakt dat op? Dat kwartier nadenken op het juiste moment scheelt weken later.

Een PI afsluiten is geen eindpunt. Het is het begin van de volgende cyclus. Wie dat snapt, bouwt elke PI een beetje beter dan de vorige. Wil je hulp bij een goede PI afsluiting of bij de begeleiding van de volgende Planning? Neem contact op, we denken graag met je mee.

Meer lezen:

Tags