Online team tools
NL
PI Planning zo werkt het

PI planning en de voorbereiding die 90% van de organisaties overslaat

De PI Planning staat in de agenda. De zaal is geboekt. De teams zijn geblokt. En nu? Nu begint de échte voorbereiding. Niet de logistieke die heb je al op orde. Maar de inhoudelijke. De voorbereiding die bepaalt voor een heel groot gedeelte of jullie die dag echt iets bereiken, of dat je tot vijf uur ’s middags praat zonder dat er keuzes vallen.

Het gebeurt vaker dan dat je denkt. Organisaties die veel moeite doen om de dag zelf te organiseren en die de weken daarvoor eigenlijk niets doen. De backlog is niet bijgewerkt. De visie is er misschien wel, maar niemand heeft hem gelezen. De capaciteit is geschat op basis van natte vingerwerk. De Product Owner heeft de volgorde van de Features nog niet bepaald. En de manager die op de dag knopen moet doorhakken? Die heeft de datum niet helder op het vizier en de uitnodiging nog niet geaccepteerd. Dit geeft geen wind in de zeilen.

Een PI Planning is al lastig zat. Steek daarom tijd in de voorbereiding.

De meeste problemen op een PI Planning zijn geen problemen van de dag zelf. Het zijn problemen van de weken ervoor. In dit blog lopen we door de voorbereiding die vaak te ligvoetig wordt gedaan of soms zelfs helemaal wordt overgeslagen. Niet als lijst om af te vinken, maar als inzicht in wat er echt toe doet.

Goede voorbereiding begint met een heldere visie. Geen vaag hoogoververhaal met een slide met drie bolletjes die een samenhangende opsomming moeten voorstellen, maar een eerlijk antwoord op de vraag: waar gaan we de komende jaren naartoe en hoe dragen de komende drie maanden hiertoe bij en waarom? Dat antwoord moet de verantwoordelijke directie of manager kunnen geven en de teams moeten het snappen. En het liefst gaan de teams in de fik gaan van verlangen om hier aan bij te dragen.

De visie concreet maken

Een goede backlog voor een PI Planning is meer dan een lijst met ideeën. Je wilt op het moment van de voorbereiding al weten welke grote thema’s er spelen, de Epics en hoe die zich vertalen naar concrete brokken werk die teams kunnen oppakken. Niet ieder detail hoeft al uitgewerkt te zijn. Maar als een team op de dag zelf nog moet uitzoeken wat een Epic eigenlijk inhoudt, ben je te laat. De vuistregel die wij hanteren: Epics zijn voor de PI Planning helder genoeg als een team ze kan doorvertalen naar werk zonder eerst drie ingewikkelde vragen te moeten stellen. Features zijn uitgewerkt genoeg als een team er een inschatting op kan plakken. Maak ook onderscheid tussen wat waarde levert voor de klant en wat nodig is om het systeem draagkrachtig te houden. Beide zijn legitiem. Maar als je dat onderscheid niet maakt, verdrinkt het ene het andere en ook dat merk je pas als het te laat is.

De backlog is geen bijzaak

Als teams op de dag zelf voor het eerst horen wat de prioriteiten zijn, is het eigenlijk te laat. Ze moeten al een beeld hebben. De items moeten uitgewerkt genoeg zijn om een inschatting te kunnen maken. Heb je onvoldoende duidelijkheid dat blijven discussies lang doorgaan, en zuigt het de zuurstof uit de dag weg. Dan gaat de energie verloren. Vaak met het gevolg dat teams de hele ochtend bezig waren met uitzoeken wat er precies bedoeld werd. Geen ruimte voor echte dialoog. Geen echte afstemming.

Capaciteit is geen sommetje

Vakantie, ziekte, andere verplichtingen, er gebeurt in een kwartaal altijd wel iets verrassends. Als je dat niet van tevoren uitzoekt, ga je plannen op basis van een theoretisch maximum dat niemand gaat halen. Tel het van tevoren uit. Per team. Per persoon. Dan sta je op de dag zelf niet voor verrassingen. Natuurlijk zijn er altijd dingen die ad-hoc alsnog kunnen veranderen, maar hou je vast aan de stelregel dat je zeker 80% van tevoren in kaart moet kunnen hebben.

Afhankelijkheden zijn geen verrassing

Bijna geen team haalt zijn doelen alleen. Er is altijd wel een schakel die een ander team moet maken, een knopje dat omgezet moet worden, of een keuze in de opbouw die eerst gemaakt moet worden. Op de PI Planning komen die afhankelijkheden vanzelf boven tafel. De vraag is of dat op tijd gebeurt?

Laat teams daarom vóór deze dag opschrijven wat ze van van wie nodig hebben, en wanneer. Dat kost een team een half uur. Het scheelt op de dag zelf een halve middag zoekwerk, want dan gaat het gesprek meteen over de oplossing in plaats van over de achtergrond.

Een afhankelijkheid is trouwens niet hetzelfde als een risico. Het wordt pas een risico als het andere team er nog niets van weet, als de timing niet uitkomt, of als er geen plan B is wanneer het misgaat. Dat onderscheid maak je vóór deze dag. Dan neem je een korte lijst mee de zaal in met wat echt aandacht nodig heeft, in plaats van een muur vol touwtjes waar niemand meer doorheen kijkt.

Die lijst voedt meteen het gesprek met management. Een risico dat een team niet zelf kan wegnemen, is een beslissing die iemand anders moet nemen. Het liefst op de dag zelf.

Het gesprek met management

Eigenlijk zijn het twee gesprekken, en ze gaan over verschillende dingen. Met management gaat het over richting en over ruimte. Wat is belangrijk genoeg om de komende drie maanden te dragen, en wat gebeurt er als niet alles past? Die laatste vraag wil je vóór de dag beantwoord hebben. Een manager die in de zaal voor het eerst nadenkt over wat er dan afvalt, hakt die knoop niet door. Met de Product Owners gaat het over de vertaling. Zij bepalen de volgorde van de Features. Niet management, en ook niet het team. Als een Product Owner die volgorde niet kan onderbouwen, of hem de week erna weer omgooit omdat iemand er wat van vond, dan heb je geen prioritering maar een voorstel. En dat merk je in de zaal.

De terugblik op het vorige kwartaal

Een goede voorbereiding begint niet alleen met vooruitkijken. Neem ook even de tijd om terug te kijken. Wat hebben de teams het afgelopen kwartaal beloofd en wat hebben ze daadwerkelijk geleverd? Niet als afrekening, maar als informatie. Als teams structureel minder leveren dan ze plannen, zit daar een patroon in dat je wilt begrijpen voor je opnieuw gaat plannen.
Die terugblik hoort in de ochtend van de PI Planning, als onderdeel van de context waarmee je de dag opent. Kort en eerlijk. Wat ging goed, wat niet, en wat nemen we mee naar dit PI? Teams die weten waar ze staan, plannen realistischer dan teams die blanco beginnen. En management dat de uitkomsten van het vorige kwartaal kent, stelt betere vragen en maakt betere keuzes als de dag dat vraagt.

Praktische afvinklijst: wat paraat moet zijn vóór de dag

Hierbij nog een vinklijst om je voorbereiding wat gemakkelijker te maken:

Logistiek

  • Uitnodigingen verstuurd aan alle teams, Product Owners, management en stakeholders
  • Zaal geboekt en ingericht: ruimte per team, plenaire opstelling, wandruimte voor planning boards
  • Facilitator bevestigd en gebrieft (liefst doet tie de voorbereiding natuurlijk mee)
  • Tijdtabel gedeeld met alle deelnemers

Inhoud en roadmap en backlog

  • Epics per productlijn in beeld en gedeeld met de teams
  • Features uitgewerkt en ingedeeld naar type: waardegericht (klantwaarde) of enabler (technisch, architectuur, compliance)
  • Prioriteitsvolgorde van Features bepaald door de Product Owners
  • Capaciteit per team berekend op basis van beschikbare mensen en bekende afwezigheid
  • Afhankelijkheden per team geïnventariseerd: wat hebben we van wie nodig en wanneer
  • Afhankelijkheden gewogen: welke zijn een risico en welke niet
  • Risico’s die een team niet zelf kan oplossen doorgegeven aan management vóór deze dag

Visie en richting

  • Productvisie voor het komende PI voorbereid en presentabel
  • Businesscontext helder: wat speelt er buiten, wat verwachten stakeholders, wat staat er op het spel

Management en stakeholders

  • Management geïnformeerd over hun rol op de dag: niet toeschouwer maar beslisser
  • Antwoord klaar op de vraag: wat als het niet past? Welke keuzes zijn beschikbaar?
  • Stakeholders geïnformeerd over wanneer ze aanwezig zijn en wat er van hen verwacht wordt
  • Product Owners onderling afgestemd waar hun Features elkaar raken

Tot slot

Besteed de twee weken voor de PI Planning bewust. Visie helder, roadmap op orde, capaciteit bekend, management rijp voor de dialoog. Dan wordt de dag zelf wat hij moet zijn: een ruimte om samen richting te bepalen.

Meer lezen:

Tags