Online team tools
NL

Hoe PO’s prioriteren, pitchen en afstemmen onder druk

Deze is speciaal voor de Product Owners onder ons. Stel je staat voor de zaal. De teams kijken je aan. Management zit achterin. En jij moet in tien minuten duidelijk maken wat de komende drie maanden belangrijk is, waarom en wat dat betekent voor het werk.

Voor veel PO’s is de PI Planning het gewichtigste moment van het kwartaal. Alles wat de afgelopen weken onduidelijk bleef, komt nu boven. Een visie die niet scherp genoeg is. Prioriteiten die te vaag zijn. Verwachtingen die niet zijn uitgesproken. De zaal maakt dat zichtbaar.

Wat het verschil maakt is voorbereiding op drie vlakken: een pitch die teams echt meekrijgt, prioriteiten die echte keuzes zijn, en afhankelijkheden die je oplost voor ze blokkades worden.

De pitch die iedereen inpakt

Een goede pitch begint bij het probleem, niet bij de oplossing. Waarom doen we dit? Wat verandert er voor de klant of gebruiker als we dit kwartaal leveren wat we van plan zijn? Teams die dat begrijpen, kunnen meedenken over hoe ze bijdragen. Teams die alleen een lijst met features horen, voeren uit en dat is een wezenlijk verschil als er keuzes gemaakt moeten worden.

Houd de pitch kort en concreet. Tien minuten is genoeg als de kern helder is. Gebruik een visueel als dat helpt: een klantreis, een before/after, een enkel doel dat alles samenvat. Een presentatie die zo volledig is dat niemand meer weet wat het belangrijkste is, schiet zijn doel voorbij.

Oefen de pitch van tevoren. Om te ontdekken waar je zelf nog twijfelt. Als je een slide nodig hebt om iets uit te leggen dat je eigenlijk uit je hoofd zou moeten kennen, is dat een signaal.

Storytelling helpt om de pitch te laten landen. Begin met een klant, een gebruiker, een situatie die mensen herkennen. Teams die weten voor wie ze het doen en wat er voor die persoon op het spel staat, maken betere keuzes tijdens de breakouts. Een concreet verhaal geeft ook houvast als de dag vordert en de details zich opstapelen teams kunnen terugvallen op de vraag of wat ze plannen nog klopt met wat ze ’s ochtends hoorden.

Prioriteren

Een veelvoorkomende valkuil: een backlog vol prioriteiten die allemaal urgent zijn. Teams weten dan niet waar ze moeten beginnen, vragen om verduidelijking en krijgen antwoorden die het probleem groter maken.

Echte prioritering is pijnlijk. Het betekent dat je dingen achteraan zet die je liever vooraan had, en dat je soms nee zegt tegen je eigen ideeën en tegen je stakeholders. Maar teams hebben die duidelijkheid nodig. Zonder heldere kaders kunnen ze geen eigenaarschap nemen over hun plan.

Ik werkte met een PO die veel te veel items had voor het kwartaal. Elke keer dat teamleden vroegen wat eruit mocht, zei ze: dat bepalen jullie toch? Klopt, maar teams kunnen alleen kiezen als de kaders helder zijn. Die kaders zijn van de PO. Kies jij niet, dan kiezen de teams wel. En dan stuur jij niet meer op waarde, maar loop je achter de feiten aan.

Een hulpvraag die werkt: als we aan het einde van dit PI maar één ding hebben opgeleverd, wat moet dat dan zijn? Het antwoord op die vraag is je prioriteit. De rest is volgorde.

Afhankelijkheden

Op een PI Planning kom je er snel achter dat teams niet onafhankelijk zijn. Team A heeft iets nodig van Team B. Team B wacht op een beslissing. Management wacht op input van Team A. Als je die kringloop pas ziet als iedereen al gepland heeft, kost het oplossen ervan de rest van de middag.

Een goede PO loopt tijdens de breakouts actief langs de teams. Wat heb je nodig van anderen? Wat blokkeer jij voor een ander team zonder dat je het weet? Die ronde kost een uur en voorkomt weken vertraging.

Leg ze vast. Wie regelt wat, wanneer, en wat is het alternatief als het niet lukt? Die drie vragen moeten voor elk gesignaleerd knelpunt beantwoord zijn voor de dag sluit.

Een PO op een PI Planning is geen presentator. Je bent het kompas van de dag. Jij geeft richting, maakt keuzes en houdt het gesprek scherp.

Wil je beter worden in die rol? Bekijk de Product Owner Master Track, een coachingtraject voor PO’s die verder willen dan de basis.

Meer lezen:

Tags