• Agile Coach

Manager? Deze 3 acties worden van je verwacht bij Agile werken

Je gaat voor die vlekkeloze operatie, wilt proposities op tijd vernieuwen en zet in op blijvend innoveren. Check. De missie: nieuwe markten creëren en veroveren. Toch, manager? Steeds meer (jawel Agile blijft gewoon groeien) managers zien in dat een Agile aanpak effectief werkt om bovenstaande missie waar te maken. Maar wat wij inzien? Dat lang niet alle voordelen van Agile worden behaald. Vaak ligt hier een sleutelrol voor datzelfde management.

Een veel aangehaald leerdoel in onze trainingen voor Scrum Masters, Product Owners en Agile Coaches is dan ook: hoe nemen we het management mee in een Agile aanpak? In deze blog beschrijven we de 3 acties die van jou als manager verwacht worden.

Een tsunami van projecten

Herken je dit in jouw teams en/of organisatie?

• Er zijn veel te veel projecten;
• Ze lopen ook nog eens allemaal tegelijk;
• Daardoor duurt bijna alles te lang;
• En dus raakt de energie uit die projecten.

Het komt bij veel organisaties voor. Misschien kom je dan ook dit tegen?

• Medewerkers werken in heel veel verschillende projectteams;
• Vaak slechts een aantal uren per week, naast hun eigen werk;
• Het is voor hen onduidelijk welke waarde de projecten echt toevoegen;
• Er wordt veel moeite gedaan om de stoplichten rapportages op te leveren;
• Maar iedereen weet dat dat vooral een papieren werkelijkheid is.

Als je als manager hierboven vooral heel veel vinkjes hebt kunnen zetten, dan heb ik goed nieuws! Je kan namelijk met 3 acties jouw wereld en de wereld van je teamleden positief veranderen. Zodat men meer waarde levert, met fris elan werkt en jij meer grip krijgt.

Actie 1: Prioriteer met een fileermes

In veel organisaties zijn er teveel projecten. Eén keer per jaar worden alle ingediende ideeën en initiatieven gereviewd door het management. De output levert al snel 100 projecten op. Om dat te managen zijn er vernuftige projectmanagement technieken nodig en dus worden er hele projectmanagement afdelingen opgetuigd. 

Een Agile organisatie pakt dit anders aan. Bijvoorbeeld door meerdere keren per jaar (vaak per kwartaal), een PI (Product Increment) planning sessie te houden. Daar wordt het werk voor het komende kwartaal geprioriteerd en geselecteerd. Het is de kunst van het management om, wanneer dat nodig is, harde keuzes te maken.

De outcome moet altijd zijn: een ambitieuze en waardevolle Agile Roadmap. Die inzichtelijk is en tussen teams is afgestemd. Natuurlijk is die Agile Roadmap ook haalbaar en zijn de risico’s in kaart gebracht. Wat trouwens het verschil is tussen Agile Roadmap en Product Backlog? Dat lees je in dit artikel.

Actie 2: Stel gemotiveerde teams samen

Een ander gevolg van veel projecten de organisatie inbrengen, is dat je ook heel veel teams moet optuigen. Met als resultaat dat teamleden soms maar 4 uur per week beschikbaar zijn om in een team aan een project te werken. Een ander nadeel is dat 1 teamlid vaak wel in 5 of meer projectgroepen zit. Met een beetje mazzel hebben alle teamleden die in een project werken dezelfde dag gepland om aan het project te werken.

Van het management mag verwacht worden dat zij teams vrijmaakt om aan een Agile Roadmap met projecten te werken. Stel dus een team samen dat gedurende een langere tijd (kwartaal, half jaar, jaar) samenwerkt. Niet aan tig projecten tegelijk, maar aan 1 project met laserfocus. Dan weet je veel sneller wat werkt en verdien je ook sneller geld. Of verlies je minder geld, doordat je sneller een kansloos project stopt. 

Het resultaat is altijd; je brengt werk naar gemotiveerde teams en je stopt met individuele teamleden in verschillende projectgroepen in te delen.

Actie 3: Creëer een mindset van experimenteren

Veel teams vinden het moeilijk om een groot en meeslepend plan om te zetten in kleinere waardevolle producten. Soms zitten teams vast in een procedure van een Stage Gate achtige projectstructuur, waarbij je een project door verschillende fases managet. Van idee tot realisatie over verschillende maanden. Zo werkt een Agile aanpak niet. In een Agile aanpak doorloop je die fases binnen maximaal 4 weken. Dat betekent dat je vaak kleinere experimenten doet, waarmee je sneller waarde creëert en waarvan je sneller leert.

Bij een van onze trajecten was de riskmanager huiverig voor de Agile werkwijze: als zaken steeds veranderen, hoe hou je dan grip? En hoe zorg je ervoor dat risico’s ook op langere termijn gemanaged worden? Na uitleg over de Agile mindset, het framework van Scrum en een tweedaagse PI-planning was de risk manager overtuigd. Want; deze aanpak geeft juist veel meer grip dan de papieren werkelijkheid van tussentijdse stoplichten rapportages. Wil je daar eens over sparren? Stuur me een bericht en we gaan aan de slag.

Hulp nodig? Bel gerust om jouw uitdaging aan te pakken

Zin om deze 3 acties door te voeren zodat je het Agile werken binnen jouw organisatie en/of teams optimaal benut? Bel me gerust, dan zetten we samen de eerste concrete stappen.