• Agile & Scrum Basics

Hoe ga je om met een overdaad aan meetings binnen Agile teams?

Dit horen we regelmatig wanneer wij aan de slag gaan met teams die al een tijdje Agile werken: ‘We zitten de hele dag in meetings! Daily scrum, refinements, retrospectives, reviews en dan ook nog even dat overleg met stakeholders.’ Bij Scrum Academy zien we het vaak: goedbedoelde Agile implementaties die al snel verzanden in vergaderdruk. Het probleem is vaak niet dat er meetings zijn, maar hoe en waarom ze worden gevoerd. En ook vergeet men nogal eens van een afstandje te kijken en zich af te vragen: welke reguliere meetings kunnen we eigenlijk best laten vallen? In dit artikel geef ik je een aantal concrete tips.

Natuurlijk, het Scrum-framework kent vijf vaste events met een helder doel, duidelijke timebox en een focus op transparantie en aanpassing. Maar zodra de bedoeling vervaagt en meetings routineus worden ingevuld, verliezen ze toch hun waarde en energie. De oplossing ligt dan niet per se in minder vergaderen, maar vooral in bewuste keuzes maken over hoe je samenwerkt.

In drie stappen uit de vergadermolen

Stap 1: Herstel de bedoeling van elk event
Een Daily is geen inhoudelijke uitdiepings meeting, maar een moment van alignment en zelforganisatie. Een Retrospective is geen uitgebreide Poolse landdag evaluatie, maar een kans om samen te leren. Vraag je dus bij elk overleg af: wat proberen we hier écht te bereiken? En vooral: moet dit precies conform de timebox of kan het ook anders?

Stap 2: Gebruik de Scrum timeboxes als maximum, niet als norm
Dat je vier uren hebt voor een Sprint Planning betekent niet dat je ze móet gebruiken. Als teams zich strikt houden aan de maximumduur van events, zonder te kijken of dat echt nodig is, dan valt de energie nogal eens weg. Een scherpe voorbereiding maakt een event vaak sneller en efficiënter, en daarmee ook plezieriger om aan mee te doen. Hierbij is de Backlog Refinement meeting eigenlijk onmisbaar.

Stap 3: Durf overleggen te schrappen
Niet elk overleg verdient een plek in de agenda. Kijk kritisch naar terugkerende sessies en experimenteer met alternatieven: een gedeeld document of een Slack-thread kan soms meer waarde opleveren dan een uur ‘zoomen’ met elkaar. En kijk ook nog eens heel kritisch naar je reguliere overleggen die er ook nog zijn. Zodra ze een overlap hebben met een van de Scrumevents, doe je er goed aan die meeting te laten vallen. Dubbel werk is nooit de bedoeling en zonde van je tijd. En die van anderen.

Agile is geen vergaderframework

Agile gaat over waarde leveren, zeker niet over bijeenkomen. Meetings zijn slechts een middel. Alle Scrumevents zijn dan ook gebaseerd op een dieper doel, een Agile principe. Als het middel het doel overschaduwt, is het tijd om terug te gaan naar de bedoeling. Keer terug naar het principe en richt het event in zodat het bij jullie doel past. Kies bewust, blijf reflecteren en maak ruimte voor samenwerking. Bij Scrum Academy helpen we teams daarom niet alleen met Agile doen, maar vooral ook met Agile zijn. En dat begint vaak met één simpele vraag: “Waarom doen we dit eigenlijk?”

Wil je met jouw team ontdekken hoe je weer lucht en focus krijgt in je samenwerking?

Let’s go. Agile staat niet voor veel vergaderen, maar voor waardevolle samenwerking. Door de bedoeling van je meetings te herijken en timeboxes weer flexibel in te zetten, maak je ruimte voor wat echt telt: samen bouwen aan waarde.

 We denken graag met je mee, in een korte sessie die je hier vrijblijvend kunt plannen, zonder agenda-overkill.