• Agile Coach

Remote Agile Teams (RAT) oplossing tijdens Corona pandemie

Het bedrijfsleven in Nederland ligt nagenoeg stil. Tegelijkertijd waarschuwt topeconoom Nouriel Roubini voor een economische ramp, die bovendien Trump zijn herverkiezing zal kosten. Tegenstanders van Trump zullen blij zijn dat elk nadeel ook z’n voordeel heeft, maar een wereldwijde economische crisis is wel een heel erg hoge prijs.

Europeanen mogen niet meer naar de VS reizen. De grenzen van de EU zijn inmiddels ook dicht. Scholen zijn gesloten. De beurzen kleuren diep donkerrood en de Nederlandse staat heeft een gigantisch pakket aan maatregelen en diepe zakken.

Maar wat kunnen we zelf doen?

Kunnen we onze werkwijze zo aanpassen dat we de schade zo veel als mogelijk beperken? De meest waarschijnlijke reflex van de massa is ‘inspect and complain’. Oftewel: constateer dat er een Corona pandemie is en dit tot beperkingen en economische schade leidt, en beklaag je erover dat je dit heel vervelend vindt. 

In Agile hebben we hier een ander patroon voor: Inspect and Adapt! Zie welke veranderingen er in het hier-en-nu plaatsvinden en pas aan wat nodig is om in te spelen op die verandering. De metafoor met de zeilboot is hierbij in de Agile Community het meest gebruikt: ‘Je kunt de wind niet veranderen, maar wel de stand van je zeilen’. 

Oke, mooie woorden, maar wat kunnen we dan aanpassen als Agile teams bij elkaar willen werken in 1 ruimte en face-to-face open discussies met elkaar willen voeren, terwijl een significant deel geïsoleerd thuis zit?

Remote Agile Teams

Wat we in ieder geval kunnen doen is ons verdiepen in hoe Remote Agile Teams (RAT) werken, waardoor de hoge economische bijdragen van deze Agile eenheden in ieder geval door kunnen gaan. Vandaar deze opfrisser over RAT.

Als het niet nodig is dan werken Agile teams juist niet op afstand, zij ervaren veel voordeel van multidisciplinair samenwerken met elkaar in dezelfde ruimte. Als het toch gebeurt dan is dit meestal omdat het team of de tribe bestaat uit een eenheid waarvan de leden in verschillende landen of zelfs continenten actief zijn. De basisregels voor deze teams zijn:

• Structureer de global teams gelijk aan de verschillende timezones;
• Bevorder het vertrouwen tussen de teams en teamleden, door meer aandacht te besteden aan sociale dialogen op afstand;
• Uniformeer de teamcultuur, door geleerde lessen (samenwerking, team, product, organisatie) expliciet met elkaar te delen;
• Scrum events vinden met alle teams online plaats op dezelfde tijd.

Wat nu anders is

We hebben het nu niet alleen over global distributed teams, maar ook gewoon het Agile team dat gewend is aan de gezamenlijke obeya ruimte op bijvoorbeeld het hoofdkantoor in Amsterdam. Dat door maatregelen van de overheid of vanuit het bedrijf niet meer met elkaar in een ruimte mag samenwerken. Daarvoor gelden in tijden van corona pandemie aanvullende basisregels. Ik denk dan aan de volgende uitdagingen:

• Hoe behouden we de kracht van visuele communicatie?
• Hoe behouden we de kracht van een constante open dialoog?
• Hoe delen we al onze informatie centraal op een transparante manier?
• Hoe organiseren we de Scrum events?

Individual interaction over processes and tools

Met dit soort uitdagingen neigen we meestal naar het inzetten van online tools en denken dan dat we daarmee alles hebben opgelost. Het tegendeel is aannemelijk. In theorie kan een tool het probleem vaak prima oplossen. In de praktijk blijkt dat er veel verloren gaat als je de tool verheft als oplosser. 

De oplossing zit vrijwel altijd in de mens zelf. Mensen met dezelfde visie op hoe ze zo goed mogelijk kunnen samenwerken, bereiken zonder tools meer dan mensen die alle tools tot hun beschikking hebben maar geen gezamenlijke visie hebben op hoe zij willen samenwerken. Om succesvol te zijn werken we daarom altijd eerst aan het Agile principe ‘individual interaction over processes and tools’ en bouwen we aan het ‘shared-vision, shared goals’ principe in de teams of tussen de teams. 

Om dit op afstand te kunnen doen, moeten we sociale hulpmiddelen inzetten om met elkaar te blijven discussiëren. Slack lijkt een prima oplossing waar iedereen mee kan werken en waarbij je de discussies kunt rubriceren en managen waardoor je focus krijgt op wat voor jou relevant is en niet alles door elkaar loopt. Slack is hiervoor al beter dan Whatsapp, maar mist nog steeds de visuele component. Evenals Trello om de backlog, Sprint Planning en voortgang voor de teams te ondersteunen. De tool is prima, maar verwacht niet dat de tool het gebrek aan samenzijn gaat invullen. Het blijft een discipline om samen te werken, met daarbij de eventuele ondersteuning van een tool.

Aanvullende RAT basisprincipes:

• Reserveer tijd voor teamgeest, bijvoorbeeld door dagelijks een online game te spelen met het hele team en een competitie per week op te bouwen. Elke week is een ander teamlid aan de beurt om een ‘game van de week’ te kiezen.
• Reserveer tijd om online open discussies te houden, regisseer deze volgens de sociocratische principes ter voorkoming van framing of Poolse landdagen en het bevorderen van richting, focus en diepgang. Hier ligt een extra te ontwikkelen discipline voor de Scrum Master.
• Blijf visualisaties belangrijker vinden dan tekst. Onderzoek welke online tools passen bij de aard van het team en de werkzaamheden. Mentimeter is bijvoorbeeld een handige tool om online met een team te pokeren. Ook hier een extra taak voor de Scrum Master.
• Geef nieuwe teamleden de ruimte om in 1-op-1 videoconference sessies alle teamleden persoonlijk te leren kennen. In hetzelfde kantoor zou een nieuw teamlid ook face-2-face met iedereen een kop koffie te drinken. Dit vergroot het vertrouwen. Een mooi voorbeeld welke ik laatst zag was een persoonlijke vlog, waarin teamleden laten zien wie ze zijn, waar ze wonen, hun gezinssituatie en hun hobby’s. Hoe beter teamleden elkaar kennen, hoe beter het vertrouwen om open te zijn naar elkaar. Dit is altijd belangrijk, maar bij Remote Agile Teams is het goed om hier extra aandacht aan te besteden.

Veel van de aanvullende disciplines vragen meer van de Scrum Master. Daarom hebben we een extra module ontwikkeld voor Scrum Masters die RAT willen benutten om ook in tijden van Corona pandemie hun economische waarde te borgen. Heb je daar interesse in stuur dan een mail naar Gert-Jan.

Het voordeel van de ontstane situatie is dat we met de huidige verfijning en doorontwikkeling van RAT waarschijnlijk ook de reguliere RAT voor global distributed teams gaan verbeteren! Nieuwe overtuigingen leiden tot nieuwe systemen en die leiden tot nieuwe patronen. De wereld zal nooit meer hetzelfde zijn!

Wil je hier online met mij over sparren? Dat kan. Stuur me een bericht op Adrie@scrumacademy.nl of bel me op 0651372341. Dan plannen we een Coronaproof online call in en werken we direct aan jouw volgende stap in de organisatie.