Online team tools
NL
PI planning in 1 dag

PI Planning in één dag: de agenda die écht werkt

Honderd mensen in één zaal. Een agenda van negen tot vijf. En aan het einde van de dag weet iedereen wat de komende drie maanden gaat gebeuren. Het klinkt ambitieus en dat is het ook. Maar het lukt als je de dag goed opbouwt. Wat dat vraagt is een agenda met de juiste verhoudingen: een strakke ochtend en een ruime middag, en een facilitator die bewaakt dat de tijd terechtkomt waar hij het meeste oplevert.

De meest gemaakte fout is te veel in de ochtend stoppen. Elke sessie duurt net iets te lang, pauzes worden ingekort en het teamwerk in de middag komt in de knel. Om half vijf holt iedereen door de risicosessie omdat de borrel staat te wachten. Als dat patroon zich herhaalt, verliest de dag zijn geloofwaardigheid. Teams weten dat de agenda niet klopt. De output voelt als een formaliteit. En de volgende PI Planning begint met net iets minder energie dan de vorige.

Wij werken met drie varianten: één dag, twee dagen, of twee ochtenden. Welke past hangt af van je context, maar de ritmiek eronder is steeds dezelfde.

De ochtend: richting geven

De ochtend is voor de visie. Management en Product Owners vertellen waar de organisatie naartoe wil compact, concreet, bij voorkeur visueel. Het gaat er niet om dat iedereen de roadmap kent, maar dat teams begrijpen waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Dat begrip is de basis voor elk goed teamplan dat daarna volgt.

Wat is nog onduidelijk? Wat roept weerstand op? Wat ontbreekt er? Die vragen zijn geen aanval op de visie ze zijn de eerste stap naar eigenaarschap. Een team dat iets niet snapt, kan er ook geen goed plan op maken.

Houd de ochtend onder de drie uur inclusief pauze. Wie langer nodig heeft om de richting te vertellen, heeft de richting nog niet scherp genoeg. Als de visie tien slides nodig heeft om te landen, is het geen visie maar een verantwoording.

De middag: eigenaarschap pakken

De middag is voor de teams. Ze trekken zich terug naar hun eigen plek in de zaal en gaan plannen. Wat kunnen we oppakken in dit PI? Wat hebben we nodig van andere teams? Waar zitten de risico’s en hoe groot zijn ze? Welke afhankelijkheden moeten we oplossen voor ze blokkades worden?

Drie tot vier uur is geen luxe, het is wat het vraagt. Teams moeten hun eigen werk inschatten én dat afstemmen met de teams om hen heen. Dat kost tijd. Goede tijd, als je het de ruimte geeft.

Een facilitator die rondloopt helpt waar teams zichzelf vastdraaien. Soms is dat een inhoudelijke vraag die bij de verkeerde persoon ligt. Soms zijn het twee teams die allebei dezelfde afhankelijkheid hebben gesignaleerd maar die nog niet met elkaar hebben besproken. Een goede facilitator ziet dat en brengt de juiste mensen bij elkaar.

Tegen het einde van de middag is er ruimte voor een confidence vote. Teams geven aan hoe zeker ze zijn dat ze hun plan gaan halen. Lage scores zijn geen probleem ze zijn informatie. Ze geven management en de facilitator de kans om bij te sturen voor de dag voorbij is.

De plenaire afsluiting

Elk team presenteert kort zijn plan aan de hele zaal. Wat gaan we doen, wat zijn onze doelen voor dit PI, waar hebben we nog hulp bij nodig? Teams horen wat anderen doen, signaleren overlap of afhankelijkheden die in de middag nog niet zichtbaar waren, en geven elkaar de kans te reageren.

Management neemt besluiten als er keuzes te maken zijn. Twee teams die allebei capaciteit claimen voor hetzelfde component. Een prioriteit die botst met een eerder gemaakte belofte. Een risico dat groter is dan één team aankan. Dit zijn de momenten waarop management aanwezig moet zijn om te beslissen, daar zijn ze die dag voor.

De dag sluit af met een gedeeld beeld. Geen perfect plan, want dat bestaat niet. Wel een plan waar iedereen achter staat en dat realistisch genoeg is om op te bouwen.

De variant die we steeds vaker kiezen: twee ochtenden

Een volle dag is zwaar. Tegen drie uur ’s middags is de scherpte eruit, en juist dan vraag je teams om hun laatste afhankelijkheden dicht te zetten en een eerlijke confidence vote te geven. Dat is precies het verkeerde moment voor de belangrijkste besluiten van de dag.

De laatste paar keren hebben we het daarom verdeeld over twee ochtenden, op opeenvolgende dagen. Beide keren start je met frisse mensen. En de middag ertussen is geen verloren tijd, maar juist het nuttigste deel: teams zoeken elkaar op over die ene afhankelijkheid, halen het antwoord op bij de manager die er ’s ochtends niet uitkwam, of doen gewoon hun werk zodat het niet twee dagen stilligt.

Wat je wint is niet alleen energie. Je bouwt een nachtje slapen in. Teams komen de tweede ochtend binnen met inzichten die ze de dag ervoor nog niet hadden, en dat is aan de plannen te merken.

PI Planning in één dag werkt als je de dag bewust opbouwt. Niet volpompen, maar ruimte laten voor de dialogen die ertoe doen.
Wil je de tijdtabel die wij gebruiken, of wil je dat we de dag samen met jou begeleiden? Neem contact met ons op.

Meer lezen: