Online team tools
NL
een goede PI Planning werkt zo

PI planning: we willen hetzelfde, maar hoe bereik je dat?

Management wil weten wanneer het klaar is. Teams willen weten wat het echt moet worden. Dat zijn twee legitieme belangen die op gespannen voet staan en die je op bijna elke PI Planning tegenkomt.

Het helpt om dat verschil serieus te nemen. Management heeft stakeholders die rekenen op voorspelbaarheid. Teams hebben een werkelijkheid die weerbarstig is. Als je dat niet erkent en bespreekbaar maakt, eindigt de dag met een planning die niemand gelooft maar niemand aankaart.

Het moment waarop het misgaat

Het klassieke patroon: management presenteert hoge ambities, want de verwachtingen van buiten zijn ook hoog. Teams voelen de druk en zeggen minder dan ze denken. De dag eindigt met te veel werk en te weinig eerlijkheid in de kamer. Een onrealistische planning als resultaat en drie weken later lopen de eerste sprints al spaak.

Hoe je het ombuigt

Wat het verschil maakt is veiligheid. Teams die kunnen zeggen dat iets niet past. Management dat dat kan horen zonder in de verdediging te schieten. Een facilitator die doorvraagt in plaats van concludeert, en niet te snel naar een oplossing stuurt.

Dat vraagt voorbereiding. Management moet weten wat er van hen verwacht wordt op de dag zelf inclusief het antwoord op de vraag wat er gebeurt als het niet past. Die helderheid geef je ze van tevoren, niet halverwege de dag.

Maar veiligheid alleen is niet genoeg. Een team dat zegt “dit past niet” zegt dat op gevoel, en gevoel is makkelijk weg te wuiven door iemand die het graag anders ziet. Maak daarom de capaciteit zichtbaar in de zaal. Hoeveel ruimte heeft elk team dit kwartaal echt, na vakanties, beheerwerk en wat er al vastligt? En hoeveel werk ligt er op tafel? Hang die twee naast elkaar en de discussie óf het past is voorbij. Wat overblijft is het gesprek dat er wel toe doet: wat valt af?

Kiezen is het werk

Zichtbare capaciteit legt de bal bij management. Niet met de vraag of het team het toch niet iets sneller kan, maar met de vraag wat er niet doorgaat. Dat is geen bijrol op de dag, dat is de rol.

Overal ja op zeggen is geen ambitie, het is uitstel. Het werk valt alsnog af, alleen drie weken later, zonder dat iemand het besloten heeft en zonder dat iemand het merkte tot het te laat was. Focus is oncomfortabel omdat elke keuze iets kost: er is altijd een stakeholder wiens onderwerp naar het volgende kwartaal schuift. Maar drie dingen die af komen zijn meer waard dan zes dingen die half blijven liggen.

De confidence vote: eerlijkheid op het juiste moment

Een instrument dat ik graag inzet aan het einde van de middag is de confidence vote. Teams geven aan hoe zeker ze zijn dat ze hun plan gaan halen. Laag scoren is geen falen het is informatie.

Ik was eens bij een PI Planning waarbij een stakeholder een lage vote gaf. Ze zei: dit is veel te optimistisch, dit gaan jullie nooit halen. Niet voor mijn onderdeel, maar ook niet voor de rest van de zaal. De boel stond even op z’n kop. We moesten een paar stappen terug. Maar dat is precies waar zo’n moment voor dient, liever dan dat je het drie weken later ontdekt.

Spanning als grondstof

De spanning tussen ambitie en realisme is productief als je haar de ruimte geeft. Een PI Planning zonder dat wrijvingsvlak levert meestal een plan op waar niemand echt in gelooft. Met dat wrijvingsvlak, mits veilig lever je iets op waar mensen zich aan committeren.

PI Planning werkt het best als management en teams samen keuzes durven maken. Wil je weten hoe je die dynamiek in jouw organisatie vlot trekt? Neem contact op voor een gesprek over PI Planning-facilitatie. We kijken graag mee.

Meer lezen:


Tags