Online team tools
NL
wat is pi planning

Wat is PI Planning en wanneer werkt het echt?

Je huurt een zaal voor honderd man. Je maakt een agenda. Je nodigt iedereen uit. En dan zit je om negen uur ’s ochtends naar een scherm te kijken waarop een manager zijn visie toelicht die niemand kent, terwijl de teams achterin fluisteren over het werk dat ze eigenlijk nog moeten afronden. Herkenbaar? Dan ben je niet de eerste.

PI Planning is op papier een krachtig idee: alle teams, alle Product Owners, alle stakeholders tegelijk in één ruimte om samen richting te bepalen voor de komende drie maanden. Geen silo’s. Geen ruis. Gewoon: afstemming. Maar in de praktijk kan het ook een dure dagvulling worden. Een ritueel dat keurig wordt uitgevoerd, maar weinig oplevert. Een planning die na twee weken alweer achterhaald is. Dat zien we vaak genoeg voorbijkomen. PI Planning werkt als de randvoorwaarden kloppen. Als management écht bereid is keuzes te maken. Als teams eigenaarschap krijgen en niet alleen maar werk toebedeeld krijgen.

Verbeter jouw PI Planning met deze 7 blogs

In deze blogreeks nemen we je mee door alles wat je moet weten om PI Planning echt te laten werken. Niet vanuit een handleiding, maar vanuit de praktijk. We begeleiden al jaren PI Planningen bij organisaties die net beginnen en bij organisaties die het al drie jaar doen en een boost kunnen gebruiken. We weten wat het verschil maakt.

Dit is blog één. We beginnen bij het begin: wat is PI Planning, wanneer werkt het en wanneer kun je er beter niet aan beginnen?

PI Planning is een gestructureerd moment waarop meerdere teams samen richting bepalen voor de komende periode van zo’n tien tot twaalf weken, een kwartaal. Alle teams, alle betrokkenen, in één ruimte. De bedoeling: van los zand naar één richting. Van onderwater planningen naar transparante afstemming. Van druk zijn naar samen slim plannen.

Wat gebeurt er op zo’n dag?

De dag begint met het delen van visie en prioriteiten. Niet als presentatie, maar als gesprek: teams vragen door, management licht toe, en wat onduidelijk is komt boven tafel. Daarna gaan ze zelf aan de slag, met de Scrum Master die het gesprek scherp houdt: wat kunnen we realistisch oppakken? Wat hangt af van een ander team? Wat moeten we vragen aan management? De dag eindigt met een gezamenlijk beeld. Dit zijn onze doelen. Dit is ons plan met de kennis van nu en onze beste inschattingen. Dit zijn de risico’s. Klinkt logisch. Dat is het ook.

Wanneer werkt het?

PI Planning werkt als er echt iets te plannen valt. Als meerdere teams aan verbonden producten of diensten werken. En als management bereid is om op de dag daadkrachtige keuzes te maken en niet een week later. Het werkt ook beter als de voorbereiding serieus wordt genomen.

We begeleidden ooit een organisatie die eigenlijk best blij was op hun PI Planning. Strakke agenda. Mooie zaal. Goede catering. Na de dag vroeg ik één van de teamleden wat hij ervan vond. Hij zei: “Fijn dat we weer eens met iedereen bij elkaar waren.” Dat was het. Geen richting. Geen keuzes. Alleen gezelligheid. Dat is geen PI Planning. Dat is een teamdag met een mooi jasje aan. Begrijp me niet verkeerd, dat is een prachtige vangst van de dag. Maar wat mij betreft voor een PI Planning wel bijvangst.

Wanneer kun je er beter niet aan beginnen?

Als de basis voor wendbaar werken ontbreekt. Daarmee bedoel ik als teams niet werken met een backlog die iets voorstelt. Als Product Owners geen mandaat hebben. Als management de uitkomst toch gaat overschrijven. Of als de Scrum Master de enige is die zich na afloop nog druk maakt om wat er die dag is afgesproken. Misschien niet op de dag zelf, maar gerust een week later en dat is een terugkerend patroon. Dan investeer je een hele dag in een illusie van afstemming. Begin klein. Werk eerst aan de randvoorwaarden. Dan wordt PI Planning een hefboom in plaats van een verplichting.

PI Planning is geen tovermiddel.

Maar wat is het dan wel? Het is een krachtig ritme voor organisaties die er klaar voor zijn. Wil je weten of dat voor jou geldt? Of wil je er meer uit halen dan je nu doet? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek we kijken graag samen wat past.

Wat staat je verder nog te wachten

De komende weken nemen we je chronologisch mee hoe je van begin tot het eind de beste PI planning faciliteert. Niet uit theorie, maar op basis van onze best practices.
Lees verder met:

Wil je liever niet wachten op de volgende artikelen en alles in één keer van mij ontvangen? Of jouw vragen 1 op 1 bespreken? Neem dan gerust contact met mij op.

Tags