• Scrum Master

Het is tijd om minder efficiënt te werken

Hybride werken en vergaderen is wonderbaarlijk efficiënt en punctueel. Dat is een mooie ontwikkeling van het nieuwe hybride werken. Maar efficiënt is iets anders dan effectief. Daarom geef ik jou als Scrum Master in dit artikel tips en ideeën om met je gewonnen tijd iets effectiefs te doen. Wel eens van serendipiteit gehoord?

De (meer)waarde van pauze

In de laatste PI planning die ik organiseerde gebeurde iets merkwaardigs. Een PI planning is overigens een sessie van 2 dagen waarbij de hele afdeling – of soms de hele organisatie – bij elkaar komt om plannen te maken voor het volgende kwartaal.

Wat er dus gebeurde in die PI planning was dit: tijdens het programma luisterde iedereen netjes. Bij de interactieve stukken stelde iedereen beleefd vragen. Maar tijdens de pauzes gebeurde het plots. De échte belangrijke onderwerpen kwamen plots onverwachts op tafel. De twijfels, de ambities, de bottlenecks. Mensen zochten elkaar spontaan op en hadden enorm goede gesprekken. Conclusie? Een efficiënt programma is niet altijd effectief.

Laat het een keer los

Mijn tip voor de volgende vergadering is deze: kort hem in tot de helft van de tijd. Of kort hem in tot driekwart als de helft niet haalbaar is. Sluit na die tijd het onderwerp ook echt af en haal daarna koffie. In de nieuw gewonnen tijd ga je gewoon met elkaar napraten. Wat er dan boven komt, is meestal echt belangrijk. Je leert elkaar beter kennen, of je bespreekt dingen die al te lang niet meer aan bod gekomen zijn.

Vinden wat je niet zoekt

Het is zo simpel en heeft toch een moeilijk woord; serendipiteit. Steve Jobs was er ook fan van. Zo integreerde hij serendipiteit zelfs in het ontwerp van het Apple hoofdkantoor en van het Pixar hoofdkantoor: koffie kon je alleen halen in het centrale atrium. Zo zouden werknemers elkaar ontmoeten en zouden de juiste gesprekken gevoerd worden. Als je de verhalen hoort van die werknemers, werkt het ook echt zo! Ze kwamen op ideeën waar ze eigenlijk niet naar op zoek waren. Dat heet serendipiteit.

Hybride serendipiteit

Bij het nieuwe hybride werken moeten we weer op zoek naar serendipiteit en verbinding. Als Scrum Master (en Agile Coach) kan jij dit faciliteren. Je kan mensen op het goede spoor zetten door ze bewuster met pauze om te laten gaan. Je zal zien dat het team dan nog meer Agile gaat opereren. Want de eerste zin uit het Agile manifesto is niet voor niets: Individuals & Interactions over Processes & Tools.

Sturen op resultaat

Wil je nog veel meer houvast om resultaat te halen? Om als team nog effectiever te werken? Je vindt een uitgebreide aanpak in het boek Sturen op Resultaat van Anton Vanhoucke en Denise Visser! Dat boek is sinds kort te koop bij Bol.com en Managementboek.nl.