Weet je nog? De structuur van een goede retrospective…

Inspect en Adapt. Feedback verzamelen en aanpassen: het zijn de fundamenten van Scrum. De Scrum Master is immers de aanjager van het continu verbeteren. Misschien wel één van de belangrijkste momenten waarop je dat als Scrum Master voor jouw team doet, is de Sprint Retrospective. Maar hoe pak je dat goed aan? In dit artikel geven we je de 5 stappen die je in elke retrospective doorloopt en krijg je meteen wat voorbeelden van formats die je in elke stap kunt toepassen.

Stap 1 – Setting the Stage

De retrospective is een moment van collectieve reflectie. Het is belangrijk dat iedereen uit het team even afstand neemt van de dagelijkse gang van zaken. Schep een veilige omgeving met alle ruimte voor creativiteit. Zoek een inspirerende omgeving waar al het besprokene binnenskamers blijft.

Formats: meet door middel van een Weather Report hoe ieder teamlid zich voelt. Maak een flipover met een schaal van slecht weer (donderwolken, regen) naar goed weer (zonnig). Zorg ervoor dat iedereen aan bod komt en zich uitspreekt.

Stap 2 – Verzamel data

Verzamel alle relevante gegevens die het resultaat van de sprint kunnen hebben beïnvloed. Denk aan harde data zoals geplande versus gerealiseerde items, gemiddelde velocity, voortgang naar release, kwaliteit van het product en bijeenkomsten buiten het Scrum Team. Maar neem ook zachte data mee als happiness van de teamleden, de uitdaging die de sprint bood, de onderlinge samenwerking en communicatie. Vergeet ook de verbeteracties die in je vorige retrospective zijn benoemd niet.

Formats: breng met behulp van Lines of Communication in beeld hoe informatie het team in- en uitstroomt. Of stel een Timeline van de sprint op, waarin gebeurtenissen en bijbehorende impact gevisualiseerd worden.

Stap 3 – Genereer inzichten

Tijd voor inzicht! Op basis van de opgehaalde data creëer je met het team een gezamenlijk beeld. Daarna kan je een verdere probleemanalyse doen en daaruit volgende conclusies trekken.
Formats: probeer eens met behulp van 5 Whys de grondoorzaak van een probleem te onderzoeken. Of kijk vooruit – Remember the Future – en stel je voor dat de volgende sprint perfect gegaan is. Wat is er dan gebeurd? Wat heeft het team anders gedaan?

Stap 4 – Beslis wat te doen

Actie in de tent! Nu bepalen jullie welke concrete verbeteracties je de volgende sprint gaat uitvoeren. Selecteer uit de opgedane inzichten oplossingsrichtingen en stel daar acties voor op. Goede verbeteracties zijn concreet, helder en uitvoerbaar binnen een sprint. Hou het haalbaar en neem niet te veel hooi op je vork. Beperk het aantal verbeteringen dus tot een stuk of 3.

Formats: Identificeer met een Starfish waar je als team mee wil starten, mee wil stoppen, meer en minder wil doen of mee wil door blijven gaan. Of meet met Low Hanging Fruit wat de effort versus impact van elke verbeteractie is en kies degene met de hoogste impact/laagste effort.

Stap 5 – Sluit af

Ok, bijna klaar. De laatste stap is het netjes afsluiten van de retrospective. Reflecteer even op de retrospective: een kleine meta retrospective. Is iedereen gehoord? Hebben jullie de meeste waarde uit dit event gehaald?

Formats: meet de Return On Time Invested met een Feedback door. Of bespreek wat goed was aan de retrospective en wat de volgende retrospective nog beter maakt met een Plus & Delta.

Wil je weten hoe je de overige events goed faciliteert? Lees dan verder over de Sprint Planning, Sprint Review en Daily Scrum. Of volg onze Scrum Master training.