• Agile en Scrum Basics

Waarom duurt besluitvorming lang in organisaties en hoe helpt Agile sneller beslissen?

Ik zie ze zo weer voor me. Piratenboten, prinsessenkastelen, ziekenhuizen, dino-eilanden, politiebureaus, dierentuinen en niet te vergeten de unicorns. Mijn dochter was als klein meisje gek op playmobil. Dus wanneer ze ‘iets kleins’ mocht uitzoeken in de speelgoedwinkel…. Tsja, dan wistt je het wel. Dan waren we langer binnen, dan sommige gezinnen in de rij stonden tijdens een volle Eftelingdag. Zij kon niet kiezen, ik mocht niet helpen. En dat lijkt eigenlijk best wel een beetje op hoe besluitvorming in veel organisaties vastloopt.

“Misschien deze… of nee, toch die… o wacht, deze lijkt me óók leuk…” Ik liep achter haar aan van schap naar schap naar schap. “Deze is toch ook best leuk voor je meis?”, probeerde ik soms voorzichtig. Zonder resultaat. Dus stonden we daar weer: twijfel → nieuwe opties → nóg meer twijfel → frustratie → stilstand.

Zij kon niet kiezen. Ik kon niet helpen (want ik mocht het niet voor haar bepalen). Soms resulteerde dat in deze opmerking van mijn kant: “Oké, dan kies je niets en gaan we naar huis!” Maar of dat nou zo’n waardevolle besluitvorming is? Dat moet anders kunnen.

Waarom besluiten zo vaak vastlopen: de speelgoedwinkel legt het pijnlijk bloot

Als ik nu op die playmobil-gate terugblik, door een meer professionele Agile bril, herken ik toch wat dingen uit mijn dagelijkse werk. Mijn dochter (en volgens mij met haar zoveel andere kids die zich met hun enthousiasme geen raad weten in de speelgoedwinkel) kon de keuze niet maken om 3 simpele redenen.

1. Het doel was te vaag: ze mocht ‘iets kleins’ kiezen. Maar wat betekent dat? Hoe duur was dat? Hoe klein? Welke categorie? En waarom en waarvoor mocht ze eigenlijk iets kiezen?
   
2. Er waren teveel mogelijkheden: de schappen oneindig, en zelfs het playmobil-aanbod alleen al was ontzagwekkend. Sterker nog: de serie piraten besloeg al een hele plank. ‘Als ik deze neem, was die andere dan achteraf niet veel leuker? Zal ik het nog even aan mama vragen?’
   
3. Niemand had eigenlijk écht de lead: zij mocht iets kiezen. Maar mocht ze dat echt of moest ze haar keuze in the end toch nog door mij laten goedkeuren? En mocht ik haar sturen, of was het beter om dat juist niet te doen?

Je snapt het al: we stonden zelf net zo stil als de playmobil poppen in hun kartonnen doos. En dat zie ik ook in organisaties die Agile willen werken, maar stranden in te trage besluitvorming. Alleen ziet het er daar zo uit:

• Doelen zijn te breed geformuleerd
• Verantwoordelijkheden zijn niet scherp
• Elke beslissing moet langs te veel lagen
• Teams durven niet zelf te kiezen
• ‘Zeker weten’ wordt belangrijker dan ‘in beweging komen’

De oplossing: niet méér processen, maar betere beslisruimte

Na eindeloos rondlopen in de te warme winkel kwam er een moment waarop ik vroeg: “Welke drie vind je het allerleukst?” Ze liet drie doosjes zien. “Oké, kies nu welke jij vandaag het leukste vindt. De anderen zijn voor een andere keer. Ik loop een rondje, geef jij maar aan als je het weet.” Binnen 1.5 minuut was er een beslissing. Dat is precies wat Agile doet. Snellere besluitvorming ontstaat wanneer je:

• Heldere doelen hebt: teams moeten weten waarom ze iets doen, niet alleen wat.
• Kleine stappen neemt: een experiment van één sprint is minder spannend dan een plan van drie maanden.
• Autonomie durft te geven: beslissen op het niveau waar het werk ligt, niet in de lagen erboven.
• Kaders duidelijk maakt: wat mag het team zelf bepalen? Wanneer moet je escaleren? Waar zitten de grenzen?

Hoe snel zie je resultaat met Agile en werkt dit ook in bureaucratische organisaties?

Klinkt goed natuurlijk, snel keuzes maken in die speelgoedwinkel. Maar hoe snel merk je de effecten van Agile werken als het gaat om de besluitvorming in jouw organisatie? Ik zeg: snel. Meestal binnen enkele sprints, in een paar weken.

Agile maakt beslissingen namelijk direct overzichtelijker, kleiner en veiliger: prioriteiten worden sneller scherp, afhankelijkheden worden zichtbaar en teams weten veel beter wie waarover mag beslissen. En ja, dat werkt ook in bureaucratische organisaties. Niet omdat Agile de regels weghaalt, maar omdat het beslisruimte binnen die regels expliciet maakt. Daardoor ontstaat mandaat op het juiste niveau en kunnen teams sneller knopen doorhakken. Zonder eindeloze afstemming.

Waar liggen jouw playmobil-momenten?

Ze kon maar niet kiezen.Tot we de opties kleiner maakten. Tot we de kaders helder maakten. Tot duidelijk werd dat zij mocht kiezen, binnen grenzen die veilig voelden. En precies daardoor kwam ze in beweging. Niet omdat de keuze perfect was, maar omdat de keuze überhaupt gemaakt werd. 

Wil je daar eens over sparren? Ik denk graag mee. Over grote organisatorische vraagstukken, maar net zo goed over herkenbare, dagelijkse situaties. Zoals die super herkenbare: met een twijfelend kind voor een wand vol speelgoed.