• Agile Leadership

Mandaat in een Agile team: hoe groot wil je het eigenlijk hebben?

Mandaat, klinkt in theorie natuurlijk super. Toch? Maar toen ik een tijd terug in één dag 80 Product Owners (PO) sprak over hun invloed op de negen principes van goed Product Ownership, gebeurde er iets interessants. Veel PO’s wilden dat mandaat helemaal niet! Het was te groot. Te complex. Te ambitieus. Hoogste tijd om stil te staan bij de vraag: hoe groot wil je je mandaat eigenlijk hebben?

Afgelopen maand volgde ik de training Organisation Topologies Consultant van niemand minder dan Roland Flemm. Zoals je misschien weet, gaat dit model uit van een ideaaltype organisatie: de Driving Organisation. Teams in dit kwadrant hebben het volledige mandaat, op zowel de inhoud van hun werk als de manier waarop ze dat werk uitvoeren. Klinkt aantrekkelijk, toch? Maar blijkbaar denken veel PO’s daar anders over.

In dit artikel deel ik daarom:

• 3 succesfactoren voor het vergroten van mandaat.
• 3 valkuilen als het gaat om het vergroten van het mandaat.
• 3 adviezen uit de praktijk.

Wat betekent mandaat in een Agile team eigenlijk?

Mandaat is simpel gezegd: de ruimte om zelf keuzes te maken. In een Agile context betekent dat beslissen over wat je maakt, voor wie, hoe je dat doet en met wie. In Organisation Topologies staat dat mandaat centraal in de Driving Organisation. Teams in dit kwadrant hebben dus volledige autonomie, eigenaarschap en middelen om de juiste waarde te leveren. Zonder dat ze van buitenaf gestuurd worden op elk detail.

Maar mandaat is niet zwart-wit. Het is situationeel. In hoeverre je het mandaat aan een team kunt én wilt geven, hangt af van de context, de volwassenheid van het team en de complexiteit van de omgeving. En, heel belangrijk: van de cognitieve load die het team (of de PO) aankan.

Waarom is mandaat belangrijk voor een Product Owner?

Als Product Owner ben je de bewaker van klantwaarde. En dat gaat veel verder dan alleen het prioriteren van een backlog. In mijn workshop bespraken we daarom negen principes waarop Product Owners invloed zouden moeten hebben. Van klantgroepen en waardeprioritering tot multidisciplinaire teams en onderscheidend vermogen. Idealiter heb je op al die gebieden invloed. Maar werkt dat ook zo in de praktijk?

Helaas niet. Want wat bleek: veel Product Owners voelen zich overvraagd. Het mandaat dat hoort bij al die principes is enorm. En als je daar volledig eigenaarschap op moet nemen, vraagt dat een heel breed scala aan competenties, besluitvaardigheid en draagvlak in de organisatie. Niet iedereen wil dat. En niet iedereen hoeft dat ook te willen.

Wat zijn succesfactoren om mandaat te vergroten?

Wil je het mandaat van een team of PO vergroten? Dan zijn dit drie belangrijke succesfactoren:

1. Heldere kaders: Mandaat groeit goed binnen duidelijke grenzen. Geef teams richting (via doelen), maar geen blauwdruk. Situationeel leiderschap helpt hierbij: je past je leiderschapsstijl aan op de behoefte en volwassenheid van het team.
   
   
2. Psychologische veiligheid: Teams nemen alleen echt mandaat als ze het gevoel hebben dat fouten maken mag. Zonder veiligheid, geen eigenaarschap.
   
   
3. Beheersbare cognitieve load: Hoeveel informatie, verantwoordelijkheden en keuzes kan een team of PO aan zonder overbelast te raken? Mandaat groeit het beste als je het opbouwt in lagen, niet alles tegelijk.

Wat zijn de valkuilen bij het vergroten van mandaat?

Mandaat vergroten is niet zonder risico’s. Dit zijn de drie meest voorkomende valkuilen die ik zie:

1. Alles tegelijk willen: Sommige organisaties willen teams meteen in het Driving Organisation-kwadrant duwen. Maar als de randvoorwaarden nog ontbreken, leidt dat tot stress, verwarring of zelfs verlamming.
   
   
2. Mandaat zonder support: Mandaat geven zonder het team of de PO te ondersteunen met vaardigheden, tooling en draagvlak is vragen om problemen.
   
   
3. Vergeten dat niet iedereen wil groeien: Soms willen mensen helemaal niet zoveel eigenaarschap. En dat is oké. Niet elke PO hoeft op alle negen principes invloed te hebben. Vraag het ze gewoon eens: “Hoeveel mandaat wil je eigenlijk?”

Drie adviezen uit de praktijk

Dan nu, mijn drie praktische tips voor iedereen die met mandaat in teams aan de slag wil:

1. Maak mandaat bespreekbaar: Vraag als leider of coach expliciet aan je teamleden of PO’s hoeveel ruimte ze willen én kunnen nemen. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de cirkel van invloed en betrokkenheid, maar ook Delegation Poker kan hier goed bij helpen.
   
   
2. Vergroot mandaat stapsgewijs: Begin met één of twee principes waarop een PO meer eigenaarschap krijgt. Bouw het incrementeel op in cycli, net als Agile werken zelf.
   
   
3. Gebruik Organisation Topologies als spiegel: Zet je team eens in het model. Waar staan ze nu en waar willen jullie naartoe groeien? En wat vraagt dat van jullie als leiders, coaches of Product Owners?

Mijn slotgedachte over mandaat in Agile teams

Mandaat is dus zeker geen doel op zich. Het is een middel. En zoals met alles in Agile: het gaat om de balans tussen ambitie en realiteit. Dus voordat je teams opzadelt met een vracht aan verantwoordelijkheden, stel jezelf eens de vraag: past het mandaat bij de mensen, het moment en de missie?

Wil je die vraag samen beantwoorden, ik plan graag een vrijblijvende sparringssessie met je.