• Agile & Scrum Basics

Stel jezelf deze 4 vragen als je losse eindjes wilt weg rammen

Yes! Voor het eerst sinds weken gaat de wekker weer eens. Je slaat het dekbed opzij, schiet na het douchen in je overhemd en bent even later voor het eerst in het nieuwe jaar op weg naar werk. Zin in nieuwe kansen. Schone lei. Frisse start. Clean sheet. Je high fived met de collega’s waarmee je in Q4 nog alle projecten aftikte, om daarna volle bak aan de slag te gaan met nieuwe uitdagingen. Maar vlak voordat je kantoor binnenstapt ga je onderuit. Ben je daar toch ineens gestruikeld over de losse eindjes van vorig jaar. Herkenbaar? Ga dan aan de slag met de 4 vragen die ik je in dit artikel stel.

Schone lei. Frisse start. Wie wil dat nou niet. Het nieuwe jaar lekker met nieuwe kansen beginnen en bij niets of niemand in het krijt staan. Want weet je nog: in Q4 van vorig jaar knalden jullie keihard, rondden alle projecten af en keken jullie voldaan terug tijdens de retrospective. Een lekker idee.

Vaak blijkt er toch nog een zooitje losse eindjes van het vorige jaar op de plank te liggen. Daar kwam je niet helemaal aan toe en je had ook geen fut meer om die losse eindjes tijdens je welverdiende vakantie alsnog aan elkaar te knopen. Oké, en als je heel eerlijk bent heb je misschien ook dit in Q4 stiekem weleens gedacht:

‘Agh, dat heeft nu heel even geen prio, schuiven we eventjes door’.

Je wilt in het nieuwe jaar niet steeds over die losse eindjes blijven struikelen. Dat wordt een bal aan je been. Tijd om die niet afgeronde zaken effectief aan te pakken. Hoe? Geef jezelf eens antwoord op deze 4 vragen.

1. Wat is belangrijk én urgent?

Niet meteen met de blik op oneindig gaan sprinten of jongleren met alle losse eindjes. Zonde van de tijd. Eerst heel eventjes stilstaan. Reflectiemomentje. Focus. Identificeer de belangrijkste onafgeronde zaken en prioriteer ze daarna op basis van hun impact en urgentie. Klinkt misschien gek: sommige zaken zijn wél belangrijk maar (nog niet of niet meer) urgent. Alles wat niet belangrijk én niet urgent is, gaat direct de prullenbak in. Alles wat belangrijk maar niet urgent is, delegeer je netjes naar iemand anders. Alleen wat belangrijk én urgent is, pak je als eerst op.

2. Is het nog steeds wel een issue?

Neem contact op met relevante partijen en bespreek de onafgeronde zaken. Communiceer open en transparant. Stel de cruciale vraag: we zijn inmiddels een aantal weken verder, wat is er omgevallen nu we de actie nog niet ondernomen hebben of dreigt er nog iets om te vallen? Kortom: is het losse eindje eigenlijk nog steeds wel een issue? Sommige zaken zijn niet meer relevant of kunnen simpelweg niet meer opgelost worden. Als een afgeronde zaak geen toegevoegde waarde meer heeft of niet binnen een redelijke termijn kan worden afgehandeld, is het misschien tijd om het los te laten en je te richten op wat wel kan worden opgelost. Je zult zien dat veel zaken van je lijst direct opgelost zijn. Eigenlijk door niets te doen, behalve heel duidelijk te zijn in je communicatie.

3. Hoeveel tijd geef je jezelf?

Nu je helderheid hebt over welke onafgeronde zaken prioriteit hebben, is het tijd om een gedetailleerd actieplan op te stellen. Breek elke taak op in behapbare stukken en wijs concrete stappen toe aan specifieke tijdframes. Dit zorgt voor een gestructureerde aanpak en voorkomt dat taken zich opstapelen. Hierbij kan het helpen om één dag puin te ruimen: blok je agenda en ram binnen één dag de geprioriteerde losse eindjes weg. Geloof me, dat kost energie wanneer je bezig bent, maar het ruimt zo lekker op. Wil of kan je die dag niet opbrengen? Plan dan gedurende een week iedere dag een moment in (wanneer je het meest fit bent, voor mij zo vroeg mogelijk op de dag bijvoorbeeld) en werk je losse eindjes weg. Na een week ben je helemaal toegewijd aan het nieuwe jaar.

4. Hoe doe ik het dit jaar anders?

Voorkomen is beter dan genezen. Gebruik de onafgeronde zaken uit het vorige jaar als leermomenten voor dit jaar. Wat veroorzaakte de vertragingen eigenlijk? Zijn er patronen die je kunt herkennen? Door deze inzichten te gebruiken, kun je toekomstige uitdagingen proactief aanpakken en voorkomen dat dezelfde fouten zich herhalen. Natuurlijk, de jaarwisseling is nog een heel eind weg, maar je wilt er dit keer voor zorgen dat je volgend jaar wel zonder losse eindjes kunt beginnen.

Kom maar op met die frisse start

Met stap 1 tot 3 is je leitje weer schoon. En met stap 4 houd je het ook schoon. Wil je daar meer (gestructureerd) werk van maken dit jaar? Kijk dan eens naar de oeroude Eisenhower matrix, die is nog altijd rete effectief. Deel je openstaande acties hiermee in en je zult zien dat je veel meer ruimte overhoudt om waardevolle dingen te doen dit jaar. Acties waar je energie van krijgt. Acties waarmee je toekomstige losse eindjes meteen voorkomt. En dat zorgt er weer voor dat je jouw fresh start moment lang vasthoudt. Wil je weten hoe je dit optimaal binnen jouw team(s) kan toepassen? Klaar voor de start… contact Gert-Jan.