Online team tools
NL

Stakeholders en PI planning: niet toeschouwer maar deelnemer

Eentje voor de Stakeholders. Ze zitten achterin. Laptop open. Ze knikken als er iets gezegd wordt dat ze herkennen. En halverwege de middag zijn ze weg want ze hebben een dubbele meeting of een andere vergadering. Drie weken later komt de mail. “Wanneer is X klaar?” Of: “Ik dacht dat we afgesproken hadden dat Y prioriteit had?” Of het klassiekertje: “Dit hadden jullie toch eerder kunnen zeggen?”

Stakeholders die de PI Planning als toeschouwer beleven, duiken later op als verstoorder. Op een moment waarop bijsturen veel meer kost dan het had gekost als ze er vanaf het begin goed bij betrokken waren. Een goede stakeholderrol is actief. Ze zijn er om te beslissen, bij te dragen en draagvlak te geven aan de keuzes die teams maken. En in de drie maanden die volgen zijn ze de verbinding tussen de organisatie en het werk dat gedaan wordt. Dat vraagt meer dan aanwezig zijn.

De critical friend

Het begrip dat het snelst landt bij stakeholders is dat van de critical friend. Ik leg het meestal in één zin uit: je bent kritisch omdat je betrokken bent, niet ondanks dat je betrokken bent.

Beide woorden doen werk. Zonder critical krijg je de stakeholder van hierboven: aanwezig, instemmend, en drie weken later verbaasd. Zonder friend krijg je iemand die het plan afschiet zonder er medeverantwoordelijk voor te zijn. Het is makkelijk roepen vanaf de zijlijn, maar je hebt er niets aan. De combinatie is wat het bruikbaar maakt: iemand die het plan wil zien slagen en juist daarom de “vervelende” vraag stelt.

In de praktijk klinkt dat als: is dit realistisch, of is dit wat jullie denken dat ik wil horen? Of: jullie plannen dit voor week tien, maar wij hebben in week acht een klantafspraak, weten jullie dat? Dat zijn geen aanvallen op het plan. Het zijn bijdragen eraan.
Ik geef stakeholders dit begrip het liefst mee vóór deze dag. Het geeft ze een rol die groter is dan toehoorder en kleiner dan opdrachtgever, en dat is precies de ruimte waarin ze het meeste toevoegen.

Wie betrek je en wanneer

Organisaties nodigen standaard iedereen uit voor alles. Het gevolg is een zaal vol mensen die de helft van de tijd niets te doen hebben en de andere helft afleiden.

Stakeholders zijn op één moment onmisbaar: de teamreviews aan het einde van de dag. Daar reageren ze op de plannen, geven ze context die teams nodig hebben en hakken ze knopen door als er iets botst. De ochtend is mooi meegenomen bij de visie presentatie als hun agenda het toelaat, maar de reviews zijn waar ze echt het verschil maken.

De middag is voor de teams. Stakeholders die dan rondlopen en meekijken creëren onbedoelde druk. Teams gaan anders plannen als ze het gevoel hebben dat er over hun schouder meegekeken wordt. Geef ze die middag de ruimte.

Wat stakeholders bijdragen op de dag zelf

Een stakeholder die goed voorbereid de zaal inloopt, voegt iets toe. Die kent de context, weet welke verwachtingen er buiten de organisatie spelen en kan op de dag zelf vertellen wat er op het spel staat als bepaalde keuzes worden gemaakt. Dat is andere informatie dan wat een Product Owner geeft en teams hebben het nodig om goede afwegingen te maken.

Bereid stakeholders voor. Niet met een uitgebreide briefing, maar met een kort gesprek vooraf. Wat wordt er van hen verwacht? Welke beslissingen kunnen er op hen afkomen? En vooral: leg uit wat je van hun houding verwacht. Een stakeholder die weet dat hij als critical friend in de zaal zit, stelt andere vragen dan een stakeholder die denkt dat hij komt luisteren. Een stakeholder die voor het eerst hoort wat zijn rol is terwijl hij al in de zaal zit, is geen resource maar een risico.

Betrokkenheid na de dag

Na de PI Planning verdwijnen stakeholders in hun eigen agenda. Ze weten wat er gepland is maar volgen de voortgang niet tot er iets misgaat.

Wat werkt is een vast ritme van korte gesprekken. Eens per twee à drie weken, tien tot vijftien minuten. Wat loopt goed, wat dreigt vast te lopen, wat moet ik als stakeholder weten of regelen? Die gesprekken houden de afstemming levend en voorkomen dat kleine problemen grote problemen worden. Ze maken de volgende PI Planning ook makkelijker, omdat iedereen al weet wat er speelt en de verrassingen al eerder zijn opgevangen.

De vraag die daarin centraal staat is niet wanneer iets klaar is, maar wat er nodig is om het klaar te krijgen. Dat is een ander gesprek en een veel productiever een.

Goede stakeholders zijn geen toeschouwers. Ze zijn mede-eigenaar van de richting. Op de dag én in de maanden erna.
Wil je weten hoe je dat in jouw organisatie organiseert? Neem contact op voor een gesprek over PI Planning facilitatie.

Meer lezen:

Tags