5 valkuilen om te vermijden wanneer je met Scrum start

“Scrum is lightweight simple to understand, but difficult to master”. Met die opbeurende woorden opent de officiële Scrum Guide. Laat dat je, als Scrum Master en Product Owner, niet weerhouden om te starten met Scrum. Scrum gaat je namelijk ook heel veel opleveren. Toch zie ik vaak dat starten met Scrum, met name in organisaties die niet Agile georganiseerd zijn en vooral op de watervalmethode rusten dat het een hobbelige weg is. Die bumpy road kan een stuk afgevlakt worden wanneer je in ieder geval de volgende veel gemaakte valkuilen vermijdt.

1. ”Waarom uitleggen? Laten we gewoon beginnen!”

Ik ben absoluut een voorstander van starten en on the way ontdekken wat goed gaat en beter kan. Maar als je start met Scrum, vraagt het van het team een andere manier van denken. Veel meer focus op slechts één project. Vaak betekent het een compleet andere manier van denken en van werken. En hoe logisch Scrum ook is, het is voor veel mensen nieuw. De termen zijn nieuw, de korte iteraties zijn nieuw. Super gefocust werken in sprints is nieuw. Samenwerken met de klant in het team is nieuw. Zorg voor een zachte landing en laat ze kennismaken met Scrum, zodat je gedurende je eerste Scrum hetzelfde spel speelt met dezelfde spelregels.

De tijd die je steekt in de voorbereiding met je team, betaalt zich in snelheid en werkplezier dubbel en dwars terug gedurende de eerste en volgende Sprints. 

2. “Met 20 projecten tegelijk beginnen”

Wanneer je start met Scrum lopen er vaak op jouw afdeling al 20 projecten door elkaar. Dat is immers de manier hoe je nu georganiseerd bent. Waarom zou je al deze projecten niet tegelijk in de Scrum werkwijze omzetten? Dan is immers meteen alles Agile georganiseerd.

In Scrum werk je gefocust aan een project en maakt deze eerst af voordat je weer een nieuwe start. 20 projecten tegelijk, daar geloven we niet zo in bij Scrum. Wanneer je snelheid wil maken, dan is het veel effectiever om je te focussen. Starten met Scrum begint met prioriteren welke projecten (in ogen van de Product Owner) het meest belangrijk zijn. Hiermee wordt dus ook meteen bepaald waar niet mee aan de slag wordt gegaan. En daar moet het team, de Product Owner en de rest van de organisatie zich dan ook aan houden. Doe je dat niet, dan heb je binnen de kortste keren weer 20 projecten tegelijk lopen, die niet af komen, waarbij grip ontbreekt en het werkplezier van alle betrokkenen wegzakt. En was dat nu juist de reden waarvoor je een andere methode als Scrum wil omarmen? Precies.

Prioriteer de projecten. Durf te kiezen. Kom op snelheid. En geniet van het afmaken. 

3. ”Scrum master en Product Owner in één”

Bij de start met Scrum, zowel met de Product Owner van de klantkant als een Product Owner bij een intern project van jouw organisatie is het belangrijk dat de Product Owner ook echt onderdeel van het team is. Met mandaat. Scrum is een rollenspel. Zaken als ‘geen tijd’, en ‘zaken beslissen voor de Product Owner omdat deze niet aanwezig is’ zijn killing in Scrum. Het haalt de snelheid uit het proces, zorgt dat zomaar de verkeerde spullen gemaakt worden door het team en dat de grip op het project verloren gaat. Precies drie voordelen die je met Scrum wilde behalen, worden op deze manier om zeep geholpen. Niet doen dus. Daarnaast wil je dat het team zelfsturend wordt. Doordat je de rol van zowel Scrum Master en Product Owner op je neemt, neem je in feite de gehele regie van het project over. Wat zal er gebeuren wanneer er iets niet helemaal lekker loopt in het team? Precies… het team zal achteroverleunen en verwachten dat jij alles wel even fikst. En dat is precies niet wat je wilt. Het is belangrijk dat iedereen het rollenspel snapt en speelt. De Product Owner beslist over de businessvalue dat door het team moet worden geleverd. Het team zet zich volledig in en de Scrum Master faciliteert het team en houdt het op stoom in goede samenwerking met de Product Owner.

4. ”We werken tussendoor aan het project en niet op vaste dagen”

Van een bestaand team vragen om binnen een gevestigde structuur en cultuur op vaste dagen te Scrummen stoot vaak op weerstand. Meerdere dagen aan 1 project werken? En al mijn andere werk dan? Hoe komt dat dat binnen de tijd af? En al die andere vragen van andere afdelingen en managers die aan mijn bureau mijn tijd claimen? Kan ik die zo maar wegsturen? Om met het laatste te beginnen: Ja die kan je gerust verwijzen naar de dagen dat je wel beschikbaar bent. Dat is voor anderen echt wennen, maar wanneer het management uitgesproken heeft dat er met deze agile manier van werken wordt geëxperimenteerd, is de ruimte er ook om dedicated te werken en je niet te laten afleiden. Scrum met elkaar op dezelfde dagen. Dat zorgt voor ritme en snelheid, makkelijke onderlinge afstemming, knopen door hakken on the spot (geen mailtjes die weer een week duren om beantwoord te worden) en duidelijkheid naar de organisatie wanneer je als team wel en niet beschikbaar bent. Mensen zijn ritme dieren. De stand-up, de reviews, de demo’s, ze beginnen allemaal op deze tijd. Dan is het ook handig wanneer iedereen er is. Start bijvoorbeeld met drie dagen dedicated werken aan een project. De andere twee dagen staan volledig in het teken van het wegwerken van To Do’s van het andere werk dat ook nog moet gebeuren.

5. ”We starten gewoon met alleen een scrumbord”

Scrum staat bol van uitgangspunten, begrippen en events. Dat is op zich geen rocket science, maar wel zo ingericht dat alle radertjes met elkaar verbonden zijn. Die Scrummachine zorgt voor snelheid, kwaliteit en grip. Het werkt dus optimaal wanneer je met alle begrippen en events tegelijk aan de slag gaat en niet met alleen, bijvoorbeeld, een Scrumbord. Dit bord helpt teams op weg: er is immers meer overzicht en meer interactie en afstemming in het team. Dat wordt als prettig en als een hele verbeterstap ervaren. Maar een Scrumbord is ook slechts één van de tools van Scrum. Om Scrum te laten werken, moeten alle raderen gaan draaien. Het beste bij de inbedding in jouw team, is het benoemen van 1 project waarbij je Scrum all the way (alle begrippen en events) toepast. Maak er iets speciaal, iets tofs van. Ook al is het onwennig voor het team en voor jezelf. Je leert samen onderweg. Inspect & Adapt. Is er weerstand in het team tegen al die veranderingen? Spreek dan af dat je 1 volledige sprint een kans wilt geven en het commitment van het team daarop wil hebben. De retrospective staat alvast gepland, dus iedereen weet wanneer er feedback gegeven mag worden. De lengte van 1 sprint is voor de meeste mensen ook prima te overzien om hieraan mee te werken. En een mooie lengte om ook de voordelen te ervaren.

Scrum inbedden in jouw team en organisatie vraagt maatwerk.

Experimenteer en leer vooral wat voor jullie werkt. Inspect & Adapt dus. Maar doe dat met alle ingrediënten van Scrum. Van het rollenspel tot aan de events en het toepassen van de Agile principes. Alleen dan behaal je de voordelen van snelheid, hoge kwaliteit en grip! Inspect & Adapt en laat Scrum voor je werken!