CASE: Naturalis. Hoe Scrum je een T-Rex in elkaar?

De afdeling Educatieve Ontwikkeling van Naturalis is in 2014 ontstaan uit de samenvoeging van twee afdelingen: Educatie en Informatiediensten. Alle activiteiten die Naturalis aanbiedt aan leerlingen en families kwamen zo onder één dak te leven. Net op tijd, want er kwamen grote vernieuwingen aan. In 2016 zou de T-Rex (genaamd Trix) komen en in 2019 opende het nieuwe museum. De afdeling was op zoek naar een manier om efficiënt te werken, zoals Scrum, zonder de creativiteit te verliezen. 

Best Practices Benadering

Om te beginnen was er een training voor het gehele team. De energie was hoog iedereen was klaar om te starten. Tegelijkertijd heerste er een gejaagd gevoel. Hoe dat kwam? Omdat er ook nog ad-hoc werk voor andere teams en afdelingen gedaan werd. Die taken hebben we in samenwerking verminderd en de focus gelegd op dagen dat er gewerkt werd aan educatie rond Trix. Alle onnodige fluff en ruis hebben we weggenomen. Focus! Een goede eerste stap.

Ritme en Sprints

Ook het werken in een vast ritme met (deel)opleveringen was even wennen. Een periode van 6 weken bestond uit 3 sprints: 

• 2 weken Design & Concept, testen met doelgroep
• 3 weken Uitwerken van Design en Concept, demo met eindgebruikers
• 1 week Reviews, verwerken feedback
• 1 week Rustweek, laatste eindjes

Na iedere sprint stond de volgende lichting stakeholders alweer voor de deur om proptypes te testen. Denk aan ouders, kinderen, leraren, basisscholen. Expliciet vormde de review nu het moment om te leren en welk onderdeel van de educatieve activiteit te verbeteren en om dat deze verbeteringen direct uit te voeren. Dit gaf weer rust naar de officiële opening toe, omdat producten helemaal af gemaakt werden, en niet eindeloos bleven hangen. 

“De creativiteit van het team om Agile en Scrum naar hun hand te zetten is enorm. Hierdoor paste de vorm van samenwerken naadloos bij de wereld van alle teamleden van Naturalis. Bijvoorbeeld door het hebben van 1 joekel van een scrumboard waarbij team 1 van links naar rechts op werkte en team 2 van rechts naar links. Dit zorgde voor extra verbinding bij de teams en heel snel schakelen om elkaars ideeën en taken af te stemmen.”

Concreet resultaat: 

• Tijdig klaar voor Trix en de opening, dankzij Scrum en Agile
• Gevalideerde en geteste tentoonstelling met echte gebruikers
• Transparante samenwerking in team
• Deelopleveringen maakte het werk van het team heel inzichtelijk voor de rest van de organisatie