CASE: Kanban implementeren bij Team Digitale Werkplek Amphia

Het team Digitale Werkplek bij het Amphia Ziekenhuis in Breda zorgt dat de zorgprofessionals in het ziekenhuis snel, flexibel, veilig en met gemak toegang hebben patiëntgegevens. Omdat op deze manier professionals en natuurlijk patiënten van de beste zorg worden voorzien.

Urgentie van de dag en de lange termijn

Veiligheid, continuïteit en vernieuwing staan bij de dienstverlening centraal. Aan het team Digitale Werkplek de uitdaging om op vragen vanuit het werkveld, en de mogelijkheden van digitale innovatie, de zorgprofessionals te ondersteunen. Veel van het werk heeft een ad-hoc karakter. De ontwikkelingen in dit digitale domein en de wensen van zorgprofessionals staan nooit stil. Aan Scrum Academy de vraag om met het team tot een werkwijze te komen die recht doet aan de snelheid van de dag, maar ook oog heeft voor de langere termijn ontwikkelprojecten.

Kom met het team tot een slimme werkwijze die de werkdruk verlaagt én tevreden klanten oplevert

Al die verschillende wensen en innovatieve mogelijkheden leiden al snel tot een heel grote workload. Het werk bereikt het team via allerlei kanalen: telefoon, eigen mail, groepsmail, apps, centrale tools en via het change management. Daarnaast heeft ieder teamlid een eigen manier om het werk vast te leggen. Hierbij is de workload van het gehele team niet voor iedereen inzichtelijk en dat heeft als gevolg dat het optrekken als team lastiger is. Je weet dan immers minder makkelijk waar je als teamlid bij kan springen als dat nodig is.

Wat verder opvalt is de dienstbaarheid van het team. Een kwaliteit op zich, maar in een doorgeschoten versie zorgt dat ook voor een hele grote workload en een hoge druk. “Nee” zeggen zit niet in het DNA van de teamleden, wat prioriteren moeilijk maakt. Dat brengt de volgende vraag: hoe zorgen we ervoor dat de dienstbaarheid en toegankelijkheid van de service hoog blijft, maar dat ook het werkplezier van het team een boost krijgt?

Agile, Scrum en Kanban heel praktisch toegepast

Scrum Academy sluit graag aan bij de praktijk van de klant. Dus gaan we van start met een overall retrospective: wat gaat er goed binnen het team en moeten we zeker behouden? Waar liggen de verbeterkansen? Nadat we deze prioriteren, starten we met een korte training over Agile en een uitleg over Scrum en Kanban. Kanban is een methode om processen te definiëren, managen en verbeteren. Vervolgens maakt het team met de punten die ze aan willen pakken, en de theorie, een eigen werkwijze welke direct in de praktijk wordt gebracht. Nieuwe teamafspraken helpen hierbij:

• het werken in een vast ritme om het inkomende werk en de workload te bespreken;
• het vastleggen en transparant maken van al het werk in één centrale tool; 
• het terug laten keren van feedback momenten om kennis te delen en de werkwijze continu te verbeteren.

Gedurende enkele maanden scherpen het team, onder leiding van de Agile Coach van Scrum Academy, deze werkwijze verder aan. Dit doet het team in interactieve (online) sessies waarbij zinvolle discussies leiden tot verbeteringen. Maar ook in fysieke intervisie sessies om meer persoonlijke punten (zoals “nee” zeggen en toch dienstbaar zijn) aan te pakken.

Resultaat van de Agile Coaching

Doordat de werkvoorraad zeer inzichtelijk wordt, lukt het het team om veel reëler te plannen en zich hieraan te houden. Heldere teamafspraken zorgen voor de juiste kaders. Zoals waar al het werk inzichtelijk is, hoe er omgegaan wordt met spoedjes, hoe wijzigingen van change management worden opgepakt en hoe het team omgaat met “nee” zeggen en toch dienstbaar zijn.

Het werkplezier stijgt en de ervaren werkdruk gaat naar beneden. Doordat het team meer samen optrekt, gaat ook de teamgeest omhoog. Er is zogezegd meer oog voor elkaar en dat geeft steun. De nieuwe norm is om standaard tijd over te houden voor projecten en tijd te reserveren voor Ad-Hoc werkzaamheden. Op deze manier krijgt al het werk de aandacht die nodig is.

Weten of een Agile Kickstart iets voor jou is?

Geef me gerust een belletje of stuur een mail. Ik neem graag de tijd om je vragen te beantwoorden en om desgewenst een aanpak op maat te ontwikkelen voor jouw organisatie. Bijvoorbeeld in een speciaal voor jullie ingerichte Agile Kickstart voor teams. Samen kijken we of alle randvoorwaarden er zijn voor een nieuwe Agile aanpak. Met bijvoorbeeld Scrum of Kanban.