• Agile & Scrum Basics

Wat is portfolio management? Een eenvoudige uitleg en hoe je het toepast

In de Agile wereld verwijst portfoliomanagement naar het proces van het beheren van een verzameling projecten en initiatieven op een manier die de strategische doelen van een organisatie ondersteunt. Een lange, maar rake definitie. Het doel is om te zorgen dat de juiste projecten worden gekozen en dat middelen effectief worden toegewezen om waarde te maximaliseren. Hier is een eenvoudige uitleg van wat portfolio management inhoudt en hoe je het kunt toepassen:

Wat is portfoliomanagement?

We krijgen regelmatig de vraag: “Wat is portfolio management?” Het antwoord: door portfoliomanagement bepaal je wat de belangrijkste werkzaamheden zijn, zodat je deze prioriteit kunt geven. Met deze strategie hou je rekening met de middelen die je beschikbaar hebt, zoals bijvoorbeeld geld en capaciteit. Portfolio management kent 3 belangrijke pijlers:

Afstemming: Agile portfoliomanagement maakt dat de projecten en initiatieven van een organisatie in lijn zijn met de bredere strategische doelen. Dit betekent dat je niet alleen kijkt naar wat er nu gebeurt, maar ook naar wat de organisatie wil bereiken op de lange termijn.

Wendbaarheid: In plaats van een rigide plan te volgen, richt Agile portfoliomanagement zich op flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Dit betekent dat je projecten kunt prioriteren en aanpassen op basis van feedback, veranderende marktomstandigheden of nieuwe inzichten.

Waardecreatie: Het doel is om waarde te creëren voor de organisatie en haar klanten. Dit houdt in dat je de resultaten van projecten continu evalueert en ervoor zorgt dat de meest waardevolle initiatieven de meeste aandacht en middelen krijgen.

Hoe pas je portfolio management eenvoudig toe?

Identificeer en definieer projecten: Begin met het identificeren van alle lopende en geplande projecten. Zorg ervoor dat elk project een duidelijke beschrijving heeft, inclusief de waarde die het biedt en hoe het bijdraagt aan de strategische doelen van de organisatie.

Prioriteer projecten: Gebruik methoden zoals MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won’t have) om te bepalen welke projecten de hoogste prioriteit hebben. Focus op projecten die de meeste waarde opleveren en het beste passen bij de strategische richting.

Creëer een visuele weergave: Maak een portfolio-overzicht, bijvoorbeeld in de vorm van een Kanban-bord, waarin je de status van elk project bijhoudt. Dit helpt bij transparantie en maakt het makkelijker om te zien waar de middelen naartoe gaan.

Betrek belanghebbenden: Zorg ervoor dat alle relevante belanghebbenden, zoals teamleden en managers, betrokken zijn bij het portfoliomanagementproces. Dit kan door regelmatige vergaderingen of workshops te organiseren waarin feedback en ideeën worden verzameld.

Evalueer en pas aan: Voer regelmatig evaluaties uit van de projecten in je portfolio. Gebruik gegevens en feedback om te beslissen of je projecten moet doorzetten, aanpassen of stopzetten. Dit zorgt ervoor dat je altijd de meest waardevolle initiatieven ondersteunt.

Leer en verbeter: Gebruik de ervaringen en lessen uit de projecten om je portfoliomanagementproces continu te verbeteren. Agile draait om leren en aanpassen, dus wees bereid om je aanpak te wijzigen op basis van wat je leert.

Concreet voorbeeld van portfolio management?

Ja, die hebben we! Oké, stel je voor dat je werkt voor een softwarebedrijf dat diverse producten ontwikkelt, van mobiele apps tot webapplicaties. Het bedrijf wil de klanttevredenheid verbeteren en sneller op de markt reageren met nieuwe functies. Dan kan portfolio management er zo uitzien: 

Strategisch doel

Het bedrijf stelt als doel om de klanttevredenheid met 20% te verhogen binnen het komende jaar door sneller in te spelen op klantfeedback.

Identificeren van initiatieven

• Verbeteringen aan de bestaande mobiele app.
• Ontwikkeling van een nieuwe webapplicatie.
• Integratie van een feedbacksysteem voor klanten.
• Opleiding van het team in Agile methodologie.

Prioriteren van initiatieven

Met behulp van een methoden zoals b.v. MoSCoW bepaal je dat de integratie van het feedbacksysteem prioriteit heeft, gevolgd door de verbeteringen aan de mobiele app.

Visueel portfolio

Je maakt een Kanban-bord waarin de projecten in verschillende stadia worden weergegeven: “To-do”, “Doing”, en “Done”. Elk project heeft een label dat de prioriteit aangeeft.

Iteraties en feedback

Je werkt in sprints van 2 weken. Na elke sprint organiseer je een review met stakeholders om feedback te verzamelen over de geleverde functionaliteit.

Monitoring en Evaluatie

Tijdens de wekelijkse teamvergaderingen bespreek je de voortgang. Als de feedback op de mobiele app niet positief is, besluit je om de prioriteit van dat project te verhogen.

Aanpassen en Optimaliseren

Na drie maanden blijkt dat het feedbacksysteem waardevolle inzichten biedt, maar dat de mobiele app niet voldoende verbeteringen heeft opgeleverd. Je besluit middelen van de ontwikkeling van de webapplicatie over te hevelen naar het verbeteren van de mobiele app en het feedbacksysteem.

Resultaat

Door Agile portfoliomanagement toe te passen, kan het softwarebedrijf snel inspelen op veranderende klantbehoeften en de waarde van hun projecten continu optimaliseren. Het gebruik van iteraties en feedbackloops stelt het team in staat om hun prioriteiten aan te passen en ervoor te zorgen dat ze altijd werken aan de meest waardevolle initiatieven.

Met portfolio management kan het bedrijf zijn strategische doelen effectiever bereiken en de klanttevredenheid aanzienlijk verbeteren.