• Agile & Scrum Basics

Zo belandt je jaarplan niet direct in de onderste la

Het jahoor-het-jaar-is-weer-voorbij-gevlogen-en-het-nieuwe-jaar-staat-voor-de-deur-moment. Herken je die? Het betekent in dit vierde kwartaal voor de meeste van ons: jaarplan opstellen, met begroting. Toch blijkt uit mijn ervaring dat het maken van zo’n (traditioneel) jaarplan vooral veel tijd kost en uiteindelijk maar weinig resultaat oplevert.Laten we lekker ‘bold’ uit de startblokken knallen: de meeste jaarplannen zijn verspilde inkt, een verplicht zoethoudertje voor het MT en belanden al snel in de prullenbak. In dit artikel vertel ik je over hoe ik mijn eerste jaarplan ooit schreef, welke lessen ik in de loop der jaren leerde en hoe ik nu Agile met jaarplannen omga.

Mijn traditionele plan was al niet meer relevant voordat de inkt was opgedroogd

‘Gert-Jan, jij schrijft het jaarplan met begroting’, zei de werkgever van mijn eerste serieuze baan. Met die woorden zorgt hij meteen voor een verhoogde hartslag. Ik wist niet goed hoe ik het moest aanpakken, hoe ik het door het MT gefietst zou krijgen. Maar gelukkig leerde ik al snel wat vormen (of noem het trucjes): ik keek terug op wat er het jaar ervoor en dit jaar gedaan was, en kopieerde dat naar volgend jaar. Een beetje plussen en minnen met cijfers en dan onderbouwen met uitvoerige beschrijvingen van projecten. Een tijdrovende klus.

Maar niet voor niets, want he ik kreeg een akkoord van het MT. ‘De buit is binnen, schouderklop GJ’, complimenteerde ik mezelf. Zo ging het jaren prima met die jaarplannen. Dacht ik. Want eerlijk is eerlijk: van het jaarplan kwam vaak niet veel terecht. Simpel gezegd: mijn plan was al niet meer relevant voordat de inkt was opgedroogd. De wereld veranderde. We moesten steeds met andere initiatieven komen en ook de begroting vaak aanpassen. Die complimentjes aan mezelf begonnen al steeds meer te wringen.

Toch lukte dat aanpassen en veranderen best aardig. Ik kreeg van de werkgever veel vrijheid om samen met het team te blijven schaven. Afwijken van het jaarplan was oké.Mazzel, maar ik ha wel al het uitzoekwerk, jaarplannenmakerij en begrotingen opstellen achter de rug. Verspilde tijd, een energielek. ‘Fijn dat ik me snel kan aanpassen, maar het harde werk ervoor was alleen om goedkeuring te krijgen op een plan dat toch nooit het licht zou zien. Dat is niets voor mij’ werd toen mijn overtuiging. Tijd voor een Agile aanpak van het jaarplan.

Een praktische Agile aanpak

Dus werd het tijd om de ervaringen die ik opdeed in Agile werken en de Agile ontwikkelingen die ik zelf meemaakte, ook toe te passen op het opstellen van jaarplannen. Om zo daadwerkelijk flexibel te zijn en mee te kunnen bewegen met veranderingen in de toekomst. Om de plannen voor die toekomst niet alleen te baseren op het verleden. En dus zei ik gedag tegen in beton gegoten ellenlange plannen met tot in detail beschreven doelen, projecten en budgetten.

Nu doe ik het heel anders. Ik start met een Objective voor het nieuwe jaar. Bijvoorbeeld:
In 2022 organisaties en teams helpen met de praktische toepassing van Agile werken, zodat zijn hun impact verhogen en het werkgeluk van teamleden stijgt.

Vervolgens koppelen we daar een plat financieel en ambitieus doel aan. Dit mag een stretch doel zijn. Dus niet te zuinig en te voorzichtig, maar zo dat je je gymschoenen aan moet doen om het te halen. Daar rolt op basis van data een begroting uit. Een begroting gebaseerd op percentages van de omzet. Dus voor marketing stellen we bijvoorbeeld 15% van de omzet beschikbaar. Dat levert dan een aardig bedrag op om initiatieven te bedenken die ons dichterbij onze Objective en resultaat zal brengen. Voor het eerste kwartaal van het nieuwe jaar werken we dit uit in initiatieven (stories en epics):

• welke waarde willen we leveren?
• wat verwachten we? 
• wat gaan we doen?
• hoe meten we succes?

Vervolgens stellen we ieder kwartaal de initiatieven bij en ook de budgetten als dat nodig is. Zeker wanneer er meer ruimte is (bijvoorbeeld omdat de omzet stijgt en er procentueel dus meer te besteden is) om extra initiatieven te ontplooien. Dat geeft alleen maar meer ruimte voor groei. Op deze manier is een plan maken en een begroting opstellen voor mij een feest. Ieder jaar weer. Ieder kwartaal weer. Energiegevend en lekker praktisch.

Wil jij ook op deze manier ieder jaar én kwartaal je plan maken?

Toegegeven: je zal wel het systeem om je heen, incluis het hogere management, mee moeten nemen in deze gang van zaken. Want daar wordt toch nog vaak een gedetailleerd plan verwacht. Met dito onderbouwing.

Benieuwd hoe we het akkoord op een Agile Jaarplan van jouw MT samen binnenslepen? Hoe je geen tijd en energie meer hoeft te verspillen aan het traditionele jaarplan wat toch in de prullenbak belandt? Bel of mail me. Dan gaan we in op jouw situatie. Ik kijk er naar uit.