• Agile & Scrum Basics

Thuis aan het werk? Deze tools heb je nodig (1/5)

Een half jaar geleden moesten we stel op sprong overschakelen naar werken vanuit huis. En dan niet incidenteel, maar elke dag. De meesten van ons zitten nog steeds in deze situatie. Of werken nu in een hybridevorm die waarschijnlijk nog een hele tijd de norm blijft. Maar hoe combineer je nu dit online en offline samenwerken? Tijd voor een update.

Samen uit, samen thuis

Eerst dit: je werkgever geeft aan dat jullie weer op kantoor mogen komen. Maar niet tegelijk. Per team komt een deel naar kantoor en een deel blijft thuis. En jullie wisselen dit af. Het team zit dan nooit in volledige bezetting bij elkaar. Dat werkt dus niet. Ik geef je een aantal principes die je houvast geven:

• Werkt 1 iemand op afstand, dan werkt iedereen op afstand. Wat ik wil zeggen is dat je dan niet halfslachtig die ene persoon op afstand probeert er bij te betrekken, maar dat je allemaal de online tools gebruikt die je tot je beschikking hebt. Geen fysieke meetings, maar videocalls. Geen post-itjes, maar een online Agile bord.
• Maak zo veel mogelijk transparant: waar je aan werkt, welke besluiten genomen zijn en wat de voortgang is.
• Kies slim voor asynchrone en synchrone communicatie. Asynchrone communicatie wanneer het kan en synchroon wanneer het moet. 
• Maak ruimte voor informeel bijkletsen. Het is veel lastiger en onnatuurlijker om op afstand een “koffieautomaat”-gesprekje te voeren. Maar wel belangrijk voor bijvoorbeeld de psychologische veiligheid van het team

Vijf essentiële categorieën

Ja, ik ben een groot fan van fysieke tools als post-its om rondom samen te werken. Het tastbare karakter en de mogelijkheid er gezamenlijk, face-to-face omheen te staan, is voor mij als Agile Coach een enorm groot voordeel. Toch vind ik digitale tools enorm handig en nu natuurlijk helemaal. Maar welke tools heb je nu nodig? 

Volgens expert Martijn Vroemen heb je minimaal vier soorten digitale tools nodig om op afstand goed met elkaar samen te werken: 

• een communicatietool;
• een meeting tool;
• een tool voor opslag; 
• een tool voor het organiseren van je werk; 
• een tool voor whiteboarding.

Communicatie

Een goede communicatietool maakt het mogelijk om gemakkelijk gefocuste gesprekken te voeren. Berichten zijn makkelijk terug te vinden en bestanden delen is een fluitje van een cent. Een grote plus is het als de tool op elk device werkt. Dit zijn mijn voorkeuren:

Slack

Slack maakt gebruik van zogenaamde channels om gesprekken te categoriseren. Leden van een Slack workspace kunnen lid worden van channels en zo alleen de voor hen relevante gesprekken volgen. Je kunt makkelijk documenten en andere bestanden met elkaar delen. Wat ik ook ideaal vind is dat Slack een heleboel integraties aanbiedt. Bijvoorbeeld met Trello, Jira en Google Drive. De basisversie van Slack is gratis en heeft eigenlijk alles wat ik nodig heb. En het werkt op elk device.

Rocket.Chat

Rocket.Chat lijkt enorm veel op Slack, maar met een groot verschil: het is open source en je kan het zelf lokaal hosten. Dus als je niet wilt dat je data buiten je bedrijf komt, is dit een grote plus. Rocket.Chat werkt vergelijkbaar met Slack en biedt ook integraties met andere tools, helaas niet zo veel als Slack. Dit werkt ook op elk device.

Microsoft Teams

Veel van mijn collega’s gebruiken Microsoft Teams, en niet alleen omdat ze aan deze leverancier vastzitten. Ook Teams lijkt erg op Slack en kent kanalen, (video)calls, het delen van bestanden, etc. Het is ook mogelijk verschillende andere tools te integreren, hoewel niet zo veel als Slack dat kan. Groot voordeel is de integratie met Office365 en als je over deze laatste beschikt, heb je Teams ook al. De basisversie is gratis en vereist geen Office365 licentie. Werkt op elk device. 

Whatsapp

Whatsapp is ideaal om snel even iets uit te wisselen. Er gaat niks boven het gemak en de adoptie van Whatsapp. Maar zie maar eens een gefocuste discussie te voeren met een grotere groep. Dat wordt of 5 gesprekken door elkaar, of een wildgroei aan Whatsapp groepen. Daarom raad ik deze niet aan voor serieus en intensief samenwerken.

Ready and go!

Alsjeblieft! Als je voor elke categorie een goede tool hebt gevonden, ben je helemaal klaar voor succesvolle online samenwerking. Nu kan je je richten op het belangrijkste werk: mooie producten en diensten maken!

Natuurlijk ben je er nog niet met alleen de juiste tools tot je beschikking hebben. Je moet (nieuwe) teamafspraken maken, nieuwe routines ontwikkelen, de psychologische veiligheid waarborgen en bijvoorbeeld Scrum events goed faciliteren.

>>> Ga door naar artikel 2 over de tools voor meetings.

Hulp bij nodig? Wij hebben een (online) training ontwikkeld waarin je leert hoe je dit alles ook op afstand goed kunt doen. Check onze Coaching Remote Agile Teams training of neem contact op met Gert-Jan Danenberg