• Agile Coach

Kost thuiswerken meer energie dan je dacht? Dit kun je doen

Sinds ik ZZP-er ben, werk ik vaker thuis dan ooit. Daar was geen virus voor nodig. Ik kreeg redelijk wat werk uit mijn handen, maar sinds ons hele gezin thuis zit werd het toch een stuk ingewikkelder. Ik werd gedwongen om mijn thuiswerken naar een hoger niveau te tillen. In dit artikel deel ik mijn inzichten.

Er waren vijf dingen die mij heel veel energie kostten: continu onderbroken worden, continu veranderende tijden en afspraken, weinig concentratie, veel dingen aan mijn hoofd en geen tijd om er iets aan te doen. Herkenbaar? Lees dan verder voor ideeën om deze energievreters te vermijden. Jouw huisgenoten zijn waarschijnlijk net anders dan die van mij, dus je zal deze tips met de nodige creativiteit moeten toepassen.

Heldere time boxes brengen structuur in thuiswerken

Normaal kan ik ongestoord thuiswerken als de kinderen naar school zijn. Tegenwoordig is het een slagveld. Ik heb zelden zo veel tussendoor-dingetjes gekregen als afgelopen week. Ik realiseerde me na een tijd dat de hele tijd onderbroken worden mij veel energie kostte: energieslurper nummer één. Het zijn trouwens niet alleen mensen die me storen. Het zijn ook vaak mijn eigen zorgen en gedachtes. De oplossing die ik gebruikt heb, is de zogenaamde time box.

Time box: je spreekt met jezelf en je team af waar je je op gaat richten binnen een bepaalde tijdsspanne. Je maakt dus geen resultaatafspraak, maar je gaat een inspanningsverplichting aan.

Wat bedoel ik met team in de bovenstaande definitie? Sinds de pandemie is je gezin ook een team, want je zit meer met hun in een ruimte dan met je collega’s. Het is een nieuw team dat veel dichter bij is dan die virtuele teams op je werk. Het zal dus tijd en aandacht kosten om het op de rit te krijgen. Neem ook die tijd.

Als ik professioneel coach, raad ik altijd af om in meer dan één team tegelijk te werken. Als dat echt niet anders kan – zoals nu – dan raad ik aan om te compartimentaliseren. Time boxes zijn een goede manier om dat te doen. Zolang je naar kantoor kan krijg je compartimentalisatie gratis door je reis erheen en weer terug. Als je niet meer kan reizen, dan is duidelijke afspraken maken het enige wat je nog kan doen.

De voordelen van time boxes:

• De time boxes zorgen voor helderheid bij jou en je teams.
• Ze leiden tot minder teleurstellingen. Mensen onderbreken je niet als je er beschikbaar uit ziet, maar toch geen tijd hebt.
• Ze leiden tot meer zelfredzaamheid. Mensen die nu niet aan de beurt zijn, weten wanneer zij wel aan de beurt zullen zijn. Je helpt dus ook anderen.

Het kost wat energie om de eerste keer die afspraken te maken, maar je hebt er daarna veel profijt van. De volgende stap is proberen om de afspraken zo weinig mogelijk opnieuw te maken. Dat brengt ons bij het volgende punt: ritme.

Een nieuw ritme voor je hele thuis

Ons gezinsritme was volledig verstoord en we moesten een nieuw ritme vinden. We hebben een collectieve jetlag. Dit is de tweede energieslurper. Het is een venijnige energievreter, want je hebt niet zo snel door dat hij er is. Het omgekeerde is misschien makkelijker in te beelden: een lekker ritme brengt energie. Ik heb het zelf bij een band gevoeld én op het werk. Het voelt gewoon lekker als je je draai vindt, automatisch op dezelfde momenten bij elkaar komt en samen van één en één drie maakt. 

In elk team is veel meer te doen dan je ooit af krijgt op een dag. Dat is een fact of life – je kunt er weinig aan doen. Dus als je time box voor het ene team verstreken is, kun je rustig aan het werk voor het volgende team beginnen. Doelen stellen voor dag is goed, maar de time box is belangrijker. Hou die zo strak en regelmatig mogelijk aan om de groove te laten ontstaan. Je kunt in het begin het gevoel hebben dat dit niet zo productief is, maar als je in de groove komt, komt productiviteit vanzelf.

Een nieuwe groove vinden met mijn gezin voelt tegenwoordig als een nieuw nummer proberen in een band. Het is even zoeken voor het soepel gaat lopen. In de band accepteren we dat en nemen we daar tijd voor.

Breng focus met je state of mind

Je hebt misschien wel eens gevoeld: soms heb je zin op te ruimen, soms wil je juist mensen zien, soms heb je zin om keihard te werken en soms wil je even lekker niets doen. Je brein kan zich in verschillende toestanden bevinden. Als je iets gaat doen wat niet past bij de toestand van je brein is dat vervelend tot ronduit zinloos. Iets doen zonder de goede state of mind, is de derde energieslurper waar ik veel tegenaan loop als ik thuis werk. 

Het goede nieuws is dat je invloed hebt op de toestand van je brein. Technisch gezien zijn er bepaalde triggers die dat veroorzaken. Om dat wat minder abstract te maken zijn hier een paar voorbeelden:

• Als ik me ‘s ochtends netjes aankleed, vertel ik mijn brein dat ik aan de slag met andere mensen. Ook als ik thuis ben, blijf ik dat doen want het helpt om me te concentreren op mijn werk. Bovendien ziet het er veel beter uit in een video call.
• Ik ben ooit begonnen met ‘Elastic Band’ van Joshua Redman luisteren in mijn noise canceling koptelefoon onder het werken. Muziek helpt het omgevingsgeluid nog verder weg drukken. Ik ken onderussen het album van voor naar achter en ik ben het gaan associëren met werk. Van zodra de eerste noten van Molten Soul klinken ben ik gefocust.
• Het hierboven beschreven ritme is ook een trigger. Mijn interne biologische klok weet hoe laat lunchtijd is. Dus de klok kan ook leren hoe laat werktijd is. Ritme helpt.

En tenslotte: een nieuw ritme vinden in een totaal andere wereld is vermoeiend, vermoeiender dan je denkt. Dus heel veel slapen is nu ook een goed idee. Je blijft jonger, je kan je beter concentreren én je bent minder vatbaar voor virussen als je uitgerust bent

Plan & Do: Wissel genoeg af tussen plannen en doen

Hoe beter je in het ritme komt, hoe beter je realistisch in kan schatten hoeveel werk je kan doen op dag. Waarom is inschatten belangrijk? Voor een tevreden gevoel! Te veel inplannen op een dag is voor mij de derde energieslurper van thuiswerken. Dat verschrikkelijke gevoel dat je niet genoeg gedaan hebt kost me veel energie. Het helpt ook niet om echt aandacht te geven aan de rest van het gezien. 

Ik gebruik het liefst Trello om bij te houden wat kan en wil doen. Ik heb grofweg drie lijsten: 

1. Inbox: Dingen die mensen tussendoor aan me vragen of in me opkomen
2. Lange termijn: Belangrijke, grotere dingen waar ik verantwoordelijk voor ben 
3. Vandaag: Activiteiten die ik vandaag ga doen

Het plannen bestaat er in de inbox zo snel mogelijk leeg te maken. Daarvoor heb ik drie mogelijkheden: of ik ga het snel doen, of ik wijs het af, of ik plan het in. Inplannen kan vandaag zijn of een andere dag.

Vervolgens vul ik mijn lijst ‘vandaag’ aan met dingen uit lijst ‘lange termijn’. Ik beperk de lengte van lijst ‘vandaag’ tot een 5-tal punten. Veel meer dan 5 is onoverzichtelijk. Twee of drie is ook al goed. Als lijst ‘vandaag’ verwerkt is, kan ik echt ontspannen genieten van de avond. 

Beperk ‘Work in Progress’ ook bij thuiswerken

Op mijn lijst ‘lange termijn’ staan veel dingen die ik alleen telefonisch kan regelen. Als de persoon die ik wil bellen geen tijd heeft of niet opneemt, houd ik daar een onvervuld gevoel aan over. Dat telefoontje blijft aan me knagen en dat kost energie. Het is in Lean of Agile termen ‘Work in Progress’. Als dat zich opstapelt, heb ik soms het gevoel dat het exponentieel erger wordt. 

Mijn oplossing hiervoor is om een belpoging als to-do op te nemen. Ook als de poging niet lukt, heb ik hem wel gedaan. Hij kan naar ‘klaar’. Ik maak vervolgens een nieuwe to-do aan met de volgende belpoging. Ik geef de pogingen ook een oplopend nummer. Als ik vervolgens niemand heb kunnen bereiken kan ik aan het eind van de dag toch tevreden terugkijken op heel veel pogingen. 

Dezelfde greep pas ik toe op het schrijven van teksten. Die zet ik zelden als één blok op mijn to-do lijst. Er is bijna altijd een klad, een uitgewerkte versie en een geplaatste en geredigeerde versie. Zo beperk ik ‘Work in Progress’ en blijven telefoontjes en teksten niet eindeloos hangen op mijn lijst. 

Check & Adapt: verbeter samen de hele tijd je werkwijze

De volgende energieslurper waar ik tegen aan liep was dat de rest van de familie midden in een call meerdere keren dingen kwam vragen. Voor mijn gevoel waren het dingen die ook zonder mij opgelost konden worden en dat kost ook energie. 

Die onderbrekingen zijn vaak het gevolg van een dubbele fout van mezelf:

1. Ik had niet duidelijk gemaakt wanneer en hoe lang ik bezig zou zijn. 
2. Ik had ook verzaakt vooraf aan mijn videoconference me te verdiepen in wat de rest ging doen. Hierdoor had ik de vragen van tevoren kunnen opvangen.

We zijn met het hele gezin een team. Ik probeer te investeren in zelfsturing van de kinderen. Dat scheelt veel ongewenste onderbrekingen of momenten van ontgoocheling als het huiswerk niet gemaakt is. De kinderen komen soms met fantastische ideeën over hoe we het beter kunnen hebben als gezin. En soms zijn het onhandige ideeën, maar dan wil ik ze toch serieus proberen. Want van proberen kan je leren. En achteraf kan je er om lachen. 

Conclusie

Mijn tips voor thuiswerken zijn dus:

• Compartimentaliseer je werkzaamheden met time boxes. Maak er duidelijke afspraken over.
• Zoek een ritme wat fijn werkt voor al je teams. Daar krijg je energie van!
• Richt je focus met de juiste State of Mind. En vergeet ook niet te ontspannen en te slapen.
• Wissel doen en plannen genoeg af.
• Jij bent niet als enige verantwoordelijk voor sfeer en productiviteit. Betrek iedereen uit al je teams in het verbeterproces!

Als ik dit artikel achteraf teruglees, zie ik dat het bijna letterlijk de doelen Agile Coaching volgt. Ben ik zo’n nerd geworden? Misschien. Maar dit werkt gewoon goed voor ons gezin. Elk beetje helpt in deze stressvolle tijden. Als je wil weten hoe je naast je thuis-team ook je werk-team beter kan laten werken heb ik samen met mijn collega’s van Scrum Academy een online training opgezet over Remote Agile Coaching. Hoe doen jullie het thuis? Ik ben benieuwd naar je tips of vragen. Stuur een appje naar 06-10654168 of een mailtje naar anton@scrumacademy.nl.