• Scrum Master

5 tips voor wie (nog) niet in online Scrummen gelooft

Op afstand toch veel meters met elkaar maken

Je bent er ondertussen waarschijnlijk al wel aan gewend: de kat op je bureau, duplo door de kamer, partner aan het stofzuigen en jij probeert je te focussen. Met de huidige maatregelen om de coronacrisis te bestrijden, werken we massaal vanuit huis. Nieuwe uitdagingen op je bord. Niet alleen voor jou als thuiswerker binnen het huishouden, maar ook voor jou als lid van een (Agile) team. Nu moet je ineens online met elkaar aan de slag. Online Scrummen, het levert bij sommigen een gezonde scepsis op. Toch kan het! Ga aan de slag met het Remote Framework, check deze 5 tips of schrijf je in voor een verdiepende online training.

Je zit op afstand van de andere teamleden, kijkt naar je webcam en praat tegen je computer. Echt interactief en online doorpakken met het team lijkt soms een probleem (met de nadruk op lijkt). Bij Scrum Academy krijgen we dan ook vaak de vraag hoe je van dat probleem een werkbare uitdaging maakt. In dit artikel geven we je alvast ons raamwerk om op afstand met elkaar te werken. Dit raamwerk is ontstaan uit onze jarenlange ervaring van het begeleiden van teams die op afstand met elkaar samenwerken.

Na het lezen van dit artikel:

• weet je wat de ideale structuur is om samen te werken.
• weet je hoe je met frequente korte meetings de samenwerking soepel houdt
• ken je de randvoorwaarden om de samenwerking gedurende lange tijd optimaal te maken en continu te verbeteren

Stel, je werkte tot voor kort gewoon op een afdeling. Met redelijk duidelijke taakverdeling. Onder leiding van een manager die dagelijks een paar keer langskomt en de boel aanstuurt. En je hebt één keer in de maand een werkoverleg om elkaar bij te praten. De dagelijkse afstemming gaat zittend op het bureau van je collega. Of over het beeldscherm in de kantoortuin. Dat gaat nu, sinds we massaal thuiswerken niet meer. De situatie vraagt om een andere aanpak. Om een online oplossing. Om een nieuwe structuur en een ander protocol. En dat is mogelijk!

“Veel mensen zijn wel gewend om een dag vanuit huis te werken, maar hebben geen ervaring om echt als team op afstand samen te werken.”

Tip 1: Houd je altijd aan de afgesproken tijden. Meteen knallen werkt beter dan op elkaar wachten.

Dit is het Remote Framework, een variant op het klassieke Scrumframework. In dit eerste gedeelte van jullie nieuwe structuur, zie je het raamwerk voor alle online meetings van het team. Waarschijnlijk valt het je meteen op: relatief veel en korte meetings.

Tip 2: Houd je altijd aan de timebox. Uitlopen is geen optie.

Klinkt misschien als extra werk, maar waarom we je juist dit adviseren? Zo blijft de dagelijkse teamfocus levend, verzet je samen bergen aan werk en blijf je de samenwerking continu verbeteren. Geen ellenlange meetings waardoor je kostbare tijd verliest. Wel effectieve korte meetings waardoor je elkaar steeds weer opnieuw lanceert. Het is daarbij wel essentieel om één facilitator (Scrum Master) te benoemen, anders worden de meetings al snel chaotisch en langdradig.

Tip 3: Kies 1 Scrum Master die de meeting faciliteert. Met meerdere kapiteins op een schip houd je geen koers.

Oké, ik snap dat het bovenstaande Remote Framework misschien niet meteen al je vragen beantwoordt. Zeker niet als je nog weinig of geen ervaring heb met Agile teams en Scrummen. Daarom licht ik het Framework graag toe en geef je een inzicht in welke meetings wij van dag tot dag hebben. Houd die meetings overigens altijd mét beeld, het draagt bij aan de interactie die online mogelijk is. Zo blijf je scherp, gedisciplineerd en behoud je plezier in het online teamwerk.

Tip 4: Iedereen belt met beeld. Elkaar zien geeft energie. Ook als je haar even niet goed zit.

Wil je weten hoe jij dit binnen jouw team en jouw case kan toepassen? Volg de Online Scrum Master training of de Coaching Remote Agile Teams training. Deze trainingen starten iedere week. In kleine groepen, alle tijd voor praktijkgerichte vragen en natuurlijk inclusief de  interactie die je van ons mag verwachten. Schrijf je nu in!

O ja, de vijfde tip heb je natuurlijk nog van me tegoed. Wees gerust, ik sluit er niet voor niets dit artikel mee af. Het is namelijk ook hetgeen waarmee je de online werkweek met het team afsluit. Neem aan het eind van iedere week even de tijd om over je schouder te kijken en met elkaar te bepalen wat je de volgende week anders/beter wilt doen.

Tip 5: Neem 1 verbeterpunt mee naar volgende week. Blijf het online Scrummen continu verbeteren.