• Agile Transformatie

Een goed plan is altijd een garantie tot succes

Hopelijk ben je het niet eens met deze titel! Maakt dit alle plannen dan meteen waardeloos? Dat ook weer niet. De waarheid ligt ergens in het midden. Dat is een beetje een dooddoener als je er niet bij vertelt waar dat midden dan precies is. In dit artikel deel ik enkele eenvoudige principes om maximaal te profiteren van goede plannen. In ons onlangs gepubliceerde manifest 'High Impact. Happy Teams.' vind je trouwens alle 9 principes om meer impact te maken met minder moeite. Durf jij straks soms eens van spoor te wisselen en weet jij het midden (lees: de Agile balans) te vinden?

Het nut van plannen

Plannen zijn waardevol. Zonder plannen hadden we ons huidige niveau van welvaart en ontwikkeling niet bereikt. Plannen zijn een handig hulpmiddel voor de onderstaande effecten.

• Met plannen kun je onderlinge afstemming organiseren. Zo weet je dat iedereen aan hetzelfde aan het bouwen is, op dezelfde schaal.
• Plannen helpen om keuzes te maken en zijn zo opties voor de toekomst die je goed met elkaar kan vergelijken.
• Plannen zijn uitgekristalliseerd strategisch vernuft. Je gebruikt je opgedane kennis om de kans op succes te vergroten.

De onzin van plannen

Maar plannen zijn ook overschat. Zo makkelijk als het Hannibal Smith afgaat – “I love it when a plan comes together” – is het niet in de echte wereld.

• Militaire planners zeggen: “Geen enkel plan overleeft het contact met de vijand.” Met andere woorden: plannen zijn snel gedateerd. Dat de toekomst zich precies ontvouwt zoals het proces dat je bedacht had, is heel onwaarschijnlijk.
• Plannen ontslaan je niet van je verantwoordelijkheid om je doel te halen. Maar in een onveilige omgeving verschuilen mensen zich graag achter plannen en processen. Als je het plan gevolgd hebt, kan niemand je iets verwijten. Of toch wel?
• Sommige mensen verwarren het maken van een plan zelfs met het uitvoeren ervan. Als je een jaarplan hebt, heb je je huiswerk gemaakt. Dat je geen tijd hebt om het uit te voeren, is dan overmacht.
• Door de vele verschillende plannen verlies je het grotere geheel uit het oog. De samenhang is weg en een hele stapel onafgemaakt projecten blijft aanslepen.
• Het is tenslotte een illusie dat je met plannen je voortgang kan bijhouden. Plannen zijn veranderlijk en staan bol van de aannames. Daarom kun je niet zomaar zeggen dat je 50% klaar bent als je plan 50% uitgevoerd is.

Plannen slim inzetten

Om het meeste uit plannen te halen, heb je een transparantere organisatie nodig. In zo’n organisatie lopen geen plannen langs elkaar heen, omdat de onderlinge doelen helder en duidelijk geprioriteerd zijn. De uitvoerende teams maken eigen plannen en hebben heldere kaders waarbinnen ze hun plannen kunnen aanpassen om hun doelen te bereiken.

Dankzij de transparantie in de organisatie weet een dergelijk team wie er gevolgen gaat merken van gewijzigde plannen. Samen kun je dan tot een optimale wijziging komen. Maar transparantie is een werkwoord. Het is hard werken om de sfeer te creëren waarin het veilig is om waar nodig af te wijken van plannen.

De Agile balans

Slimmer omgaan met plannen gaat dus om het raken van de balans tussen efficiëntie en effectiviteit. In een bureaucratische organisatie slaat de balans door naar efficiëntie. Plannen zijn daar onderlinge contracten. Het zijn afspraken waar je je aan houdt, want afspraken wijzigen leidt tot chaos. Misschien is het dan tijd om minder efficiënt te gaan werken? In een start-up omgeving slaat juist het door naar de andere kant: het halen van doelen gaat boven alles. Als je maar hard genoeg werkt, dan lukt het wel. Tijd om een slim plan te maken heb je niet.

Je raakt de balans door te plannen waar je grip op hebt. Dat is de korte termijn en de dingen waarvan je weet dat ze niet veranderen. Voor de rest hou je een slag om de arm. Waar die balans voor jou ligt, dat kan je ontdekken door te gaan spelen met het detailniveau van de plannen.

Meer principes voor de Agile organisatie?

Plannen en afstemmen, het is maar één van de 9 gebieden waar een moderne organisatie de juiste balans raakt. Je leest de andere acht principes in ons Manifest: ‘High Impact, Happy Teams’. Door deze negen principes in balans te brengen, maakt je organisatie de meeste impact met de minste inspanning. En daar worden wij bij Scrum Academy happy van. Jouw team ook?

Vond je dit een interessant artikel en wil je eens met me over de inhoud sparren? Neem dan gerust contact op of stuur me een berichtje via Linkedin.