• Agile en Scrum Basics

Hoe organiseer je een effectieve teamsessie met resultaat?

Een effectieve teamsessie, offsite meeting of heidag organiseer je door vooraf een helder doel te bepalen, actiegerichte werkvormen te kiezen en het resultaat te borgen. Richt de teamsessie op één concreet thema, vertaal ideeën direct naar actiepunten en plan een follow-up om afspraken op te volgen. Zo wordt jouw heidag met het team niet alleen inspirerend, maar levert die ook écht resultaat op. Toch blijkt dat in de praktijk vaak lastiger dan het lijkt. Lees je mee?

Dat was best even confronterend: mooie plannen, maar wat is er nou daadwerkelijk dit jaar van terechtgekomen? Misschien herken je die gedachte bij het openen van het document met de uitkomsten van de teamsessie van vorig jaar. Minimaal de helft daarvan zou je zo weer op de agenda kunnen zetten voor de volgende heidag. Prima natuurlijk, maar stel jezelf dan één belangrijke vraag: ‘Hoe vertaal je ideeën direct naar nieuw gedrag?’

Inspirerende locatie, check. Goede lunch, check. Toffe energizer, check. Alles is geregeld voor de teamsessie of heidag van dit jaar. Je hebt er dan ook de nodige uren voorbereiding in zitten. Niet alleen voor de randvoorwaarden, ook voor de heidag werkvormen. Want, het moet een inspirerende dag worden, maar ook een dag die daadwerkelijk wat oplevert.

Wat is een procesverbetering sessie?

Een procesverbetering sessie is een gerichte teamsessie of heidag waarin je als team onderzoekt hoe je slimmer kunt werken en meer resultaat behaalt. In plaats van alleen nieuwe plannen te maken, kijk je kritisch naar jullie huidige werkproces: wat werkt goed, wat kan beter en hoe vertalen we ideeën naar concreet gedrag?

Tijdens een teamsessie gericht op procesverbetering kan je bijvoorbeeld:

• het werkproces rondom de plannen van vorig jaar onder de loep nemen;
• bespreken hoe je de beste nieuwe ideeën straks beter kunt opvolgen na de heidag;
• kijken naar hoe jullie de algehele vergaderstructuur kunnen verbeteren voor meer effectiviteit.

Het klinkt misschien niet als de meest sexy onderwerpen voor jullie heidag met het team, maar ik beloof je; het is ontzettend waardevol. Waarom? Zo starten jullie op een hele kleine en toegankelijke manier met Agile werken. Een stiekeme teamdag Agile dus. Dat zit zo: je ontdekt als team tijdens de heidag hoe het is om vaker met elkaar terug te blikken, om aan te passen waar nodig en om ideeën te prioriteren.

Wat is het 1111 punten plan?

Laat ik vooropstellen: er is helemaal niks mis met creatief brainstormen natuurlijk. Dat geeft energie, fris elan, brengt ideeën en het lijkt er vaak op dat de neuzen dezelfde kant op staan. Top! Maar met die goede ideeën alleen zijn jullie er nog niet. Hoe implementeer je ideeën in het team? Het 1111 punten plan kan het antwoord op die vraag bieden, dus neem die vooral mee in jullie heidag werkvormen.

Ik leg dit plan graag uit aan de hand van een versie die je perfect mee kan nemen naar jullie heidag, teamsessie of teamdag Agile. Dat werkt zo, je krijgt:

• 1 punt voor een super goed idee. Voor het vonkje, de eerste gedachte en ingeving die op tafel komt. Ruw maar met potentie.
• 10 punten voor het plan hoe je het gaat uitvoeren. Wie doet wat en wanneer? Tot hier is het nog theorie. Nu de praktijk in met de volgende punten.
• 100 punten voor het doen. Het idee leeft nu, is al getest en de resultaten zijn hoopgevend voor de volgende stap.
• 1000 punten voor het implementeren in het nieuwe normaal. Hier is het idee in jullie manier van werken terechtgekomen. In jullie systeem en cultuur. En dat is wat je wilt.

Van creatieve heidag naar Agile in 1 dag

Dus vraag je je af: wat is goed om te doen tijdens een heidag? Vergeet dan niet om, naast de creatieve sessies, ook eens naar de processen te kijken (bijvoorbeeld met het 1111 punten plan). Dat is eigenlijk al klein beginnen met Agile, zonder consultant. En wellicht dat je dan volgend jaar terugkijkt en ziet dat jullie heidag dit keer daadwerkelijk resultaat heeft opgeleverd. Wil je daar nou meer zekerheid over? En wil je tijdens de heidag wel met processen bezig zijn, maar wel met leuke interactieve werkvormen? Dan zijn daar hele toffe programma’s voor. Zoals Agile in 1 dag. En de Kickstart voor teams.

Maatwerk programma voor jullie heidag

Nu snap ik dat je zo’n programma niet direct in je winkelmandje sleept. Zou ik ook niet doen. Wat ik wel zou doen? Gewoon eens even contact opnemen om jouw idee van een resultaatgerichte heidag te bespreken. Dus mail, bel of plan een afspraak in. Dan denk ik met je mee over hoe jullie dit jaar tijdens de heidag van brainstorm naar actie gaan.