In 6 stappen opschalen van je Agile Organisatie

Je Agile teams creëren mooie resultaten maar de samenwerking tussen de teams stokt? Het aantal teams bereid zich uit en je vraagt je af hoe je dit kunt managen? Wellicht heb je al eens geëxperimenteerd met een framework zoals bijv. SAFE of LeSS maar komt er achter dat het simpelweg implementeren van dit framework je problemen niet oplost. We hebben slecht nieuws: Het is een utopie om te denken dat er 1 framework is dat jouw organisatie 100% vlekkeloos laat draaien. Maar we kunnen het natuurlijk wel zo goed als mogelijk ontwerpen. Lees hier hoe!

Stel je eens voor dat jouw organisatie 1 groot wijnrek van een supermarkt is. Aan jou de vraag om het rek in te richten op de enige goede manier. Hoe zou je dat aanpakken? Deel je het rek in op kleur? Wit aan de ene kant, rosé in het midden en rood aan de andere kant? Kan prima werken. Of op prijs? Hoogste prijs bovenaan, in het midden de wijnen die voor het gros te betalen zijn en de hoofdpijnwijnen onderop? Kan ook goed werken. Of op land? Of op type druif? Of op wijnhuis? Er is voor alles wat te zeggen.

De keuze voor het één gaat vaak ten koste van het andere. Het gaat dus om het doorzien van alle variabelen die spelen tussen teams en het nemen van een beslissing die op dat moment het beste past bij de context. Dat is hartstikke lastig. Want wanneer de context (klantvraag, wetgeving, competitie, techniek) verandert, veranderen de variabelen mee. Dat zorgt ervoor dat je opnieuw keuzes moet maken in hoe je jezelf organiseert. Hier ben je dus nooit klaar mee. Het is een continu proces en dat vraagt om continue aandacht.

Het ontwerpen en ontwikkelen van de juiste organisatiestructuur gaat voornamelijk over communicatie. Het gaat dus niet om managementposities, bedrijfspolitiek, stokpaardjes of succesvolle werkwijzen uit het verleden. Het gaat erom dat je de communicatie in jouw organisatie zo duidelijk en simpel als mogelijk regelt, zodat verschillende agile teams met elkaar goed en snel met elkaar afhankelijkheden kunnen afstemmen en/of geschaald samen aan 1 product werken.

Er zijn 6 stappen die je helpen te beslissen wat de beste manier van communicatie is. Doorloop deze stappen niet eenmalig, maar evalueer deze stelselmatig, op zoek naar de beste manier. De manier die het meeste klantwaarde oplevert en het minste gedoe intern.

Stap 1 Bepaal de minimal viable bureaucracy (MVB)

Wil je opschalen? Doe het niet. Waar mogelijk. Kijk allereerst wat je kan doen om scaling te voorkomen. Bijvoorbeeld door teams autonoom te maken, en daarmee minder afhankelijk van elkaar. Ga daarmee op zoek naar jouw minimal viable bureaucracy: een systeem met zo min mogelijk vaste communicatiemomenten (zoals reguliere vergaderingen).
Analyseer welke communicatie tussen variabelen (team, afdeling, management, etc…) nodig is. Dit is een logische stap die vaak overgeslagen wordt. We zijn gewend om ons te organiseren in een organogram van tig jaar geleden. “Zo gaat het hier nu eenmaal.” Stel jezelf de vraag welke communicatie cruciaal is om de beste klantwaarde te leveren? Tussen welke teams en welke lagen in de organisatie?

Stap 2 Bepaal de beslisboom

Analyseer welke beslissingen op welke plek genomen moeten worden om snelheid in de organisatie te brengen. Hiervoor geldt hetzelfde als voor stap 1. Besluitvorming is ook vaak op basis van het verleden georganiseerd, maar dat wil niet zeggen dat dit NU de meest effectieve wijze is. Neem tijd om een bewuste keuze te maken voor een een beslisboom.. Kijk hoe ver je kunt gaan om beslissingsbevoegdheid zo veel mogelijk in de teams te beleggen.

Stap 3 Kies voor regelmaat en experimenteer hiermee

Regelmaat zorgt voor verlaging van complexiteit. Echter veel regelmatige vergaderingen beperken effectiviteit. Prioriteer daarom de belangrijkste instrumenten voor communicatie en besluitvorming. Hier komt het aan op keuzes maken. Voor welke communicatie kies je? Wat vormt de meest logische clustering? Let wel: de beslissingen die je nu neemt, neem je op basis van informatie die je nu hebt. Als je nieuwe informatie hebt die er voor zorgt dat je de beslissing moet herzien, dan organiseer je opnieuw. Hier komt het aan op lef en een experiment. Van een experiment leer je weer wat de beste optie is.

Stap 4 Bepaal de rolverdeling

Bepaal de rolverdeling op basis van de flow voor communicatie en besluitvorming. Google heeft onderzocht in hun Google’s Project Aristotle dat helderheid in de taakverdeling teams helpt om in de flow te komen. Het belangrijkste is de rolverdeling voor mensen die directe waarde leveren aan het product of dienst. Management faciliteert.

Stap 5 Maak blokkades en keuzes zichtbaar

Identificeer de bottlenecks / impediments op het gebied van communicatie en besluitvorming. En vraag advies van het liefst de hele organisatie op dit vraagstuk. Denk hierbij aan het rode koord dat hangt boven de productiebanden van de Toyota fabrieken. Elke werknemer kan aan dit koord trekken zodra er een defect aan het product wordt geconstateerd, en alle medewerkers zullen zich vervolgens verzamelen rondom het defect, en een plan maken om dit op te lossen Dit voelt bij implementatie wellicht lastig en vertragend, maar helpt enorm bij het creëren van excellentie in je organisatie.
Verder: Je hebt in stap 3 prioriteiten gesteld. Daarmee kies je ook om sommige zaken niet te optimaliseren. Wees hier heel helder en transparant in. Dit voorkomt grote irritaties en geeft je ook het inzicht als de irritaties te groot worden dat je wellicht terug moet naar stap 3 en een nieuw experiment moet starten.

Stap 6 Repeat

Belangrijk is dat je impactvol leert kijken naar de organisatie. Daarvoor is lef nodig. Lef om steeds experimenteren zonder dat je 100% zeker weet dat het initiatief dat je doet vlekkeloos werkt. Want waar je wat probeert gaat ook weleens wat mis en dan is het heel gemakkelijk om de schuld aan Agile, Scrum, de klant, je collega, het management te geven. Maar veel belangrijker is het om te bekijken wat je leert van de acties, zodat je een volgende stap naar suboptimalisatie kan maken. Een lerende organisatie doorloopt stap 1 t/m 5 daarom altijd meerdere malen.

CO Auteur Agile Coach en Trainer Steije de Lat

Geïnteresseerd hoe je geschaald Agile kan werken in jouw organisatie?

Volg onze Scaled Agile Masterclass, krijg een diep inzicht in scaling mechanismen en bestaande frameworks zoals SAFe, LeSS, Nexus en het Spotify Model. In de Masterclass zult je je eigen case uitwerken onder begeleiding van de trainers en zul je aan de slag gaan met de eerste veranderingen.