• Agile en Scrum Basics

Kies je veranderaanpak en begin op de juiste plek

Goed bedoelde veranderingen stranden maar al te vaak. Niet omdat de intenties niet deugen. Niet omdat het doel verkeerd gekozen is. Niet omdat mensen niet willen. Maar puur omdat er gestart wordt op de verkeerde plek. Te groot, te snel, te ambitieus, zonder dat de basis op orde is. In dit artikel schets ik een situatie die je waarschijnlijk wel herkent en geef ik concrete tips.

Ik was onlangs bij een nieuwe klant. Een manager die net in dienst was getreden, vol energie en goede ideeën. Zijn voorganger had Agile geïntroduceerd. Klinkt goed, toch? Maar wat ik aantrof, was een perfecte illustratie van hoe het mis kan gaan:

• Iedereen werkte met Agile termen, maar had nooit echt begrepen wat Agile inhoudt. Het waren woorden geworden zonder betekenis.
• In de praktijk was de werkwijze nauwelijks veranderd. Agile bleef iets voor de vergadertafel, niet voor de werkvloer.
• Er was gekozen om in waardeketens te denken en zichzelf te organiseren, een mooie ambitie. Alleen: die waardeketen liep dwars door meerdere afdelingen heen waar de manager geen enkele invloed op had. Afhankelijkheden alom.
• De afdeling had zichzelf Agile verklaard, maar hun stakeholders wisten van niets. Geen alignment, geen draagvlak, geen begrip.
• Het huis was niet op orde. Grote achterstanden, veel rework, een non-stop stroom van gebruikerswensen die als golven bleven binnenrollen.
• Voor daadwerkelijk ontwikkelwerk was nauwelijks ruimte. Het grootste deel van de tijd ging op aan het draaiende houden van wat er al was, de zogenaamde ‘run’.

En toch: aan goede bedoelingen ontbrak het echt niet. Mensen wilden graag. Ze zagen zelf dat hun manier van werken aanvoelde als water naar de zee dragen. Een lonkend perspectief om te veranderen? Absoluut welkom. Het opzetten van een waardestroom is dan ook helemaal geen slecht idee. Maar het lukte niet van de grond te komen. Hoe kan dat?

Ambities groter dan je invloedsfeer

Er zit een patroon in dit soort situaties. We zijn geneigd om onze ambities groter te maken dan onze werkelijke invloedsfeer. En als het dan niet lukt, gooien we de ambitie overboord. Terwijl het zoveel slimmer is om je doel te houden, maar je aanpak aan te passen. Niet: “Dit gaat toch niet werken, we stoppen.” Wel: “Dit gaat op deze manier niet werken, hoe pakken we het anders aan?” Dat is precies wat ik wil meegeven.

De drie niveaus van veranderaanpakken

Ik pak even terug op de basis. Er zijn vele boeken over geschreven, maar ik sla het plat in drie niveaus die ik ooit leerde van Jaap Boonstra hoogleraar en veranderexpert. Eenvoudig, maar krachtig.

Niveau 1 Van A naar A+: verbeteren
Dit is de verbetering. Je doet wat je al doet, maar beter. Je weet waar je naartoe wilt, de route is helder, en je hebt genoeg grip om het te realiseren. Denk aan: processen stroomlijnen, samenwerking versoepelen, achterstanden wegwerken, kwaliteit verhogen.

Wanneer zet je dit in? Als je huis nog niet op orde is. Als er teveel ruis, rework en achterstand is. Als je team overvoerd wordt met werk en er geen ruimte is om écht te ontwikkelen. Je begint hier niet met grote transformaties, je zorgt eerst dat de basis klopt. Dat vraagt focus, discipline en een rustige hand.

Het klinkt misschien saai. Maar geloof me: als je dit niveau serieus neemt, creëer je de ruimte en het vertrouwen die je straks nodig hebt voor de stap naar niveau 2.

Niveau 2 Van A naar B: veranderen
Dit is de echte verandering. Je weet wat je wilt bereiken, punt B is helder, maar de weg ernaartoe is dat niet. Je gaat iets nieuws doen. Een andere manier van werken, andere rollen, andere ritmes. Dat vraagt lef, experimenteren en het vermogen om bij te sturen als iets niet werkt.

Wanneer zet je dit in? Als je huis op orde is én je ruimte hebt om te versnellen. Als jij en je team klaar zijn om echt anders te gaan werken, binnen jullie eigen invloedsfeer. Je gaat niet wachten tot iedereen om je heen mee is. Je begint bij jezelf, bij je eigen team, bij wat jij kunt beïnvloeden.

Ja, je zult tegen afhankelijkheden aanlopen. Er zullen grenzen zijn aan wat je kunt bereiken zolang de rest van de organisatie nog niet meebeweegt. Maar dat is geen reden om te stoppen, het is juist de aanloop naar niveau 3.

Want door zelf heel goed te worden in een nieuwe manier van werken, bouw je iets wat waardevoller is dan elk reorganisatieplan: geloofwaardigheid. Je laat zien dat het werkt. En daarmee trek je anderen mee.

Niveau 3 Van A naar ?: transformeren
Dit is de transformatie. Je weet wat je wilt meer wendbaarheid, meer klantwaarde, minder silo’s,maar hoe dat er precies uitziet, dat ontdek je onderweg. Het eindpunt is niet van tevoren te bepalen. De context verandert, het systeem verandert, jij verandert.

Wanneer zet je dit in? Als je team zo goed is geworden in een nieuwe manier van werken, dat je anderen op sleeptouw kunt nemen. Als stakeholders je vragen: “Hoe doen jullie dat eigenlijk?” Als je de invloed hebt om over silo’s heen te werken en anderen te inspireren.

Transformatie vraagt dat het huis op orde is (niveau 1), dat je team écht veranderd is (niveau 2), én dat andere afdelingen aangehaakt zijn. Zonder die drie voorwaarden zakt de mooiste transformatieambitie in elkaar als een soufflé die te vroeg uit de oven gehaald wordt.

Terug naar die klant

In de situatie die ik beschreef, was er gekozen voor niveau 3. Een transformatie. Maar aan geen van de voorwaarden was voldaan: het eigen huis stond niet op orde, andere afdelingen waren niet aangehaakt, afhankelijkheden lagen overal. Hoe goed de bedoelingen ook waren, hoe aansprekend het doel ook was, het ging niet lukken.

De oplossing? Niet de ambitie loslaten. Wel de aanpak terugschroeven. Begin met niveau 1: zorg dat de basis klopt. Ruim de achterstand op. Maak ruimte. Dan niveau 2: verander binnen je eigen invloedsfeer en word als team echt goed in een nieuwe manier van werken. En dan,vanuit die kracht, met die geloofwaardigheid, nodig je anderen uit om mee te bewegen naar niveau 3.

Tips om goed te starten

Kijk naar waar je uitdaging echt ligt. Niet waar je zou willen dat die lag, maar waar die nu ligt. Huis nog niet op orde? Start met niveau 1. Huis op orde, ruimte om te groeien? Pak niveau 2 bij de horens. Zelf zo ver dat je anderen kunt meenemen? Dan is niveau 3 realistisch. De verleiding is groot om meteen voor het meest ambitieuze niveau te gaan. Dat snap ik. Maar de kracht zit in eerlijkheid: op welk niveau sta ik nu, en wat heb ik nodig om de volgende stap te zetten? Wil je die vraag eens samen bespreken, neem dan vooral contact met me op.

Begin op de plek waar de ontwikkeling zou moeten starten. Niet waar je wilt eindigen.