• Agile Coach

Geen enkele feedback-methode deugt: alleen directe eerlijkheid werkt

Tik ‘feedback methode’ in jouw zoekbalk van Google en je vindt tientallen zelf geclaimde beste sjablonen voor het geven van feedback. Steevast is de belofte dat wanneer je je feedback in de geadviseerde vorm brengt, ze altijd goed bij de ontvanger aankomt. Echt? Mijn ervaring is dat die sjablonen eigenlijk altijd ongemakkelijk worden als je ze consequent blijft toepassen. Het ultieme algoritme voor het geven van feedback bestaat niet, vermoed ik. Maar ik vond een andere oplossing: je kunt ook gewoon eerlijk zijn tegen elkaar, zonder sjabloon. In dit artikel leg ik uit hoe je dat kan doen.

Laten we beginnen met één van de populairste en meest beruchte methodes: de hamburger-methode. Het idee achter de hamburger-methode is dat je kritiek kan verzachten met twee complimenten: ééntje voor de kritiek en ééntje na de kritiek. Dat kan best goed werken, de eerste paar keer. Maar je kunt je wel inbeelden dat het heel vermoeiend wordt als iemand je systematisch op deze manier feedback geeft. Je schiet in de verdediging bij de eerste hint van lof. Je voelt direct dat er ellende op komst is en je luistert al snel niet meer naar de échte boodschap. De hamburger-methode is ook veel te uitgebreid om efficiënt te zijn. Ik stelde me een actiefilm voor met een paar helden in een moeilijke situatie. Wat voor hilarische dialogen en gebeurtenissen zouden er ontstaan als ook zij communiceerden met de hamburger-methode? Ze verliezen al snel teveel tijd en alles gaat fout. Zie je wel dat je iets van een actiefilm kan leren! Ik zocht verder.

Directe eerlijke feedback werkt het best

Een heldenteam heeft iets beters nodig dan een hamburger-methode. Helden hebben snelle en eerlijke feedback nodig. Door effectief en bondig af te stemmen, kunnen ze uit hun benarde situatie komen. Het probleem is dat snelle eerlijke feedback op de gemiddelde werkplek niet werkt. Je krijgt het van niemand. En jij past ook wel op dat je niet zomaar iedereen de waarheid vertelt. Wat is hier dan aan de hand? Wat is het verschil tussen jij en je collega’s en het heldenteam? In de gemiddelde werkomgeving is er een gebrek aan veiligheid en zelfvertrouwen. De werkplek-politiek en de onzekerheid van het professionele leven moedigen zelden eerlijke feedback aan. Maar ik vond hoop: je kunt een platform bouwen voor eerlijke feedback. Dit is wat ik ontdekte.

Eerlijke feedback kan moeilijk te verteren zijn

Ongepolijste, eerlijke feedback kan moeilijk te slikken zijn: het kan op pijnlijke wijze je zelfbeeld schaden. Stel je voor dat je de rol van ‘Product Owner’ vervult. Iemand wijst je er botweg op dat je Product Backlog niet zo waardevol was. Het steekt, want die persoon heeft ook nog gelijk op sommige punten. In plaats van te luisteren begin je — in een opwelling — een verhitte discussie over de juiste manier om feedback te geven. Je komt er samen niet uit, dus je besluit maar om je Product Backlog nooit meer te bespreken met die wijsneus. Zo slecht was die Backlog ook weer niet.

Deze manier van omgaan met feedback maakt het jou erg moeilijk om in je rol te groeien. Je begint feedback te vermijden. Je emoties zorgen ervoor dat mensen ook minder openhartig worden. Dit kan niet de volledige oplossing zijn. Maar wat dan wel?

Bouw een stevig platform

Om eerlijk te kunnen zijn, heb je een stevig platform nodig. Met een platform bedoel ik een stevige basis voor je zelfvertrouwen. Sommige feedback kan inslaan als een bom. Als je dan een goed platform hebt, is er geen vuiltje aan de lucht. De emoties hoeven niet hoog op te lopen. De beste manier om dat platform te bouwen, is op zoek gaan een ‘erkend basisniveau’ van je kunnen. Je onderzoekt dus waar de overlap ligt tussen wat jij vindt dat je goed doet en wat de ander ook kan bevestigen. Het is een anker voor je zelfrespect en persoonlijkheid. 

Laten we teruggaan naar het eerder genoemde voorbeeld van de Product Owner. Als je pijn en wanhoop voelt opborrelen, laat je je daar niet door meevoeren. Je gaat op zo’n moment met elkaar op zoek naar de dingen die je goed hebt gedaan. De uitkomsten van die zoektocht zullen je platform bouwen. Nadat je de goede dingen hebt besproken, heb je een stevig platform om zonder negatieve emoties de rest van de feedback met elkaar te bespreken. Zo ontdek je samen misschien handige oplossingen om het probleem volgende keer te voorkomen. Of je ontdekt juist dat de feedback helemaal niet zo belangrijk was.

Als je een dagboek bijhoudt – een gewoonte van veel succesvolle mensen – kun je dat dagboek ook gebruiken om je platform op te bouwen. Het is een perfecte manier om je successen te onthouden en jezelf af en toe een complimentje te geven. ‘Count your blessings’ in je dagboek en je zal zien dat je platform elke dag robuuster wordt.

Het platform van je teamgenoten

Naast het bouwen van je eigen platform, kun je ook dat van een ander bouwen! Je kunt je teamgenoten helpen hun eigen platform te ontwikkelen. Dit helpt hen om snel eerlijke feedback te verwerken en persoonlijk te groeien. Bovendien kun je onderweg oefenen met directe, eerlijke feedback.

De aanpak is eenvoudig: maak er gewoon een gewoonte van om directe, eerlijke complimenten te geven. Erken goed werk en waardevol gedrag. Zorg ervoor dat je helder bent over het effect dat je op prijs stelde en de actie die daaraan vooraf ging. Maak het niet persoonlijk, zelfs de acties die je waardeert niet. Zeg niet: “Je bent de beste”, maar zeg: “Je hebt die sessie echt tot een goed einde gebracht door op tijd te stoppen en duidelijke vervolgstappen af te spreken.”

“Feedback kan alleen gedrag sturen, geen resultaten.“

Niemand heeft volledige controle over de resultaten, omdat er onverwachte dingen gebeuren. Maar we hebben wel een grote mate van controle over ons gedrag.

Als je positieve, directe en eerlijke feedback onder de knie hebt, heb je twee dingen bereikt. 

Je hebt de gewoonte ontwikkeld om direct beknopte feedback te geven. En je hebt collega’s die met een platform om negatieve feedback goed op te pakken.

Conclusie: begin vandaag nog met bouwen

Vergeet de hamburger-methode, de driestaps-methode, de ladder-methode en alle andere feedback methodes die je Google zoekopdracht opleverde. Er bestaat geen snelle, makkelijke oplossing voor feedback. Feedback geven en ontvangen vergt een bewuste inspanning om ‘platforms’ op te bouwen: dat van jou en dat van anderen. Er zijn meerdere vaardigheden nodig om je boodschap duidelijk ter zake te brengen. De kunst van het geven van complimenten is verrassend ingewikkeld. Je kunt dus het beste vandaag nog beginnen met oefenen.

Als je hulp nodig hebt bij het invoeren van een betere feedback-cultuur voor je team of organisatie, overweeg dan eens een in-company traject met Scrum Academy. Naast Scrum hebben de trainers een rijke ervaring in effectief teamwerk. Natuurlijk kun je ook de volledige cursus Agile Coaching volgen.