6 tips om scrum kapot te managen

De rol van projectmanager is door scrum snel aan het veranderen. Scrum leidt immers tot zelfsturende teams van productieve experts, en hierdoor kan je als projectmanager een veel minder bepalende rol krijgen dan je gewend was. Wil je daar een stokje voor steken? In dit stuk 5 tips om dat rare scrum zo gauw mogelijk de nek om te draaien. Muhahahaaa!

1. Reken individuele leden van het scrum team af op story points

Story points zijn een maat voor de hoeveelheid werk die het team moet verzetten om een user story af te krijgen. Een goed draaiend team is gemotiveerd om elke volgende sprint weer meer story points te verwerken. Een story point is dus een team-inspanning, afhankelijk van hoe goed de leden op elkaar ingespeeld zijn. De beste manier om de motivatie hier uit te slaan is om de teamleden gewoon te behandelen als inwisselbare resources. Dit kan je doen door story points terug te leiden tot uren van personen. Zo kan je de gewerkte uren op de prikklok afzetten tegenhet aantal verwerkte user story en er werknemers individueel op afrekenen. De zwakste schakel wissel je dan elke maand uit het team. Van al het cijfermateriaal kan je bovendien prachtige grafieken maken waarmee je de oplevering van het project voorspelt. Die oplevering wordt natuurlijk niet gehaald omdat je vakkundig het team demotiveert. De schuld daarvan kan je dan mooi afschuiven op het team en de scrum-methode. Voila!

Reken individuele leden van het scrum team af op story points

2. Dwing het team om nauwkeurig administratie bij te houden.

Scrum is gericht op productiviteit. Maar productiviteit — dingen maken waar je iets aan hebt — is niet wat we willen. Dus moeten we het team zien af te leiden van haar taak. Gelukkig zijn er veel lijstjes om bij te houden: veel administratie waarmee je de productiviteit flink kan terugbrengen. Bovendien kan je als manager heel goed rapporteren met al deze data. En je kan het team aanspreken op slordigheden in de administratie. Dat is veel makkelijker te beoordelen dan de kwaliteit van hun werk. Enkele concrete tips: breid de Definition of Done uit met genoeg papierwerk. Geen story is af zonder functioneel ontwerp. En uitgebreid documentatie. Goedgekeurd door tenminste drie externe experts. Geen story kan op de backlog zonder nauwkeurige inschatting door het hele team, epic titel, scope, uniek nummer, componentnaam, beschrijving, business value, rang, type, belangrijkste stakeholder en workflow status. Een Definition of Ready met veel controleposten helpt ook.

3. Ga uitgebreid in discussie over de formulering van user stories

User stories zijn gewoon werkpakketten, onderdelen van het totale werk voor het hele project. Een ervaren scrummer weet dat en gaat een gezonde discussie aan met de product owner over een slimme en concrete oplossing.

Gelukkig zijn niet alle scrum teams zo ervaren. Je kan ze vaak met een kluitje het riet in sturen door zo lang mogelijk te vitten op het formuleren van een user story. Eis niets minder dan perfectie! Stel de ‘zodat…’ van elke user story elke keer weer ter discussie. Met een beetje geluk gaat de hele sprint niet eens van start omdat de backlog nooit af komt.

4. Zorg dat het team aan zo veel mogelijk user stories tegelijk werkt

Hoe minder focus in het team, hoe minder kans dat er werk af is voor de demo. Bovendien krijg je dan een burndown chart die maar niet naar beneden gaat. Lekker demotiverend. De focus uit het team halen is eenvoudig: stel bij elke stand-up vragen over user stories waar nog niemand aan begonnen is. Met een beetje geluk pakt iemand dat alvast op. Het is ook handig om de eerste paar user stories stiekem elke dag een beetje groter te maken. Steeds de scope een klein beetje oprekken. Dan komen ze niet af, en dan gaat het team vanzelf volgende user stories oppakken. Voila: weg focus!

5. Verander de sprint backlog minstens één keer per sprint

In de vorige tip hebben we al geleerd: zo veel mogelijk half af werk is de beste manier om het team snel te vermoeien. Want hoe vaker je van klus verandert op een dag, hoe vermoeiender. Stel dat het niet lukt om de focus uit het team te halen door het team aan zo veel mogelijk dingen tegelijk te laten werken, kan je nog altijd in het midden van de sprint de complete sprint backlog omgooien. Verzin een smoes over nieuwe prioriteiten van het hogere management, en je kan het hele scrumboard na een week leeg halen en een nieuwe sprint planning doen. De demo laat je gewoon staan natuurlijk zodat er geen tijd over blijft om echt iets moois te maken.

6. Zorg voor een team met meer controlerende functies dan productieve functies

Zolang er meer mensen controleren dan productief zijn ben je verzekerd van een lage productiviteit. Niemand komt zo lekker op stoom. De beste manier om dit te doen is met behulp van de teamsamenstelling. Ga op zoek naar genoeg architecten, eindredacteurs, juristen, adviseurs, experts, portfolio managers, etc. voor in je team. Probeer ontwerpers of developers juist te weren. Het voordelen van controlerende functies is niet alleen dat ze weinig productief zijn in een team, ze hebben ook drukke agenda’s. Dus je scrum-room wordt een heel onrustige duiventil, waar continu mensen in- en uitlopen. Niemand in het team weet nog wat ze aan elkaar hebben.

Makkelijk!

Zoals je ziet is het niet heel ingewikkeld om scrum op subtiele wijze onderuit te halen. Je kan ook nog eens makkelijk zelf buiten schot blijven terwijl je het doet. Met een beetje geluk geneest de organisatie snel van het scrum-virus en kan je weer op de oude vertrouwde manier aan de slag.