• Agile Coach

Scrum Academy: Transparantie is een werkwoord

Het woord transparantie is zwaar aan inflatie onderhevig. Dat is jammer want om effectief te innoveren is het hard nodig. Transparantie staat bij veel bedrijven tussen de kernwaarden maar het wordt vaak enkel met de mond beleden. In dit artikel lees je hoe je transparantie actiever kan inzetten. Dat is waardevol als je werkt als Scrum Master of Agile Coach: actief organiseren van transparantie is dan één van je taken. In dit artikel drie inzichten die ik in de praktijk opgedaan heb over transparantie.

Agile Transparantie gaat ook over wat je niet weet

Ooit dacht ik dat transparantie hetzelfde betekende als openheid. Dat je als organisatie je cijfers en plannen met Jan en alleman moest delen. Ik zag er het voordeel niet van in en deed transparantie af als een modegril.

Toen ik mij later ging verdiepen in Agile ontdekte ik dat je transparantie juist heel doelgericht kan inzetten. Waarom zijn Inspect & Adapt en Transparantie zo’n krachtige combinatie? Dat zit zo: zonder transparantie valt er weinig concreets te Inspecteren en dus Aan te passen.

Ik ontdekte dat transparantie niet alleen gaat over wat je weet, maar ook over hoe onzeker je ergens over bent. Dat laatste is ook wat transparantie moeilijk maakt. We leven in een bedrijfscultuur waar je dingen hoort te weten. Wie weet hoe het zit en wie het goed uit kan leggen maakt carrière.

Alleen: we leven in een complexe wereld. Bijna niets is helemaal zeker. En al helemaal niet als je wil innoveren. Toch is transparantie cruciaal om met je team effectief te opereren in een complexe omgeving. In een multidisciplinair team kan de onzekerheid van één van de experts gouden informatie brengen over mogelijke risico’s.

Eén van de eerste dingen die ik ontdekte over transparantie was hoe bevrijdend het is om te zeggen: “Ik weet het niet.” Of: “Ik weet het niet zeker.” En dan te vragen: “Hoe komen we er achter?” Probeer het eens: je zal merken dat je veel meer inspirerende gesprekken gaat krijgen. Door te zeggen: “Ik weet het niet,” kom je exponentieel veel meer te weten. Dit is de eerste reden waarom transparantie een werkwoord is. Het betekent actief data verzamelen en aannames vermijden.

Transparantie is visueel

De tweede misvatting die ik had was dat transparantie alleen over feiten of cijfers ging. Ik wist dat ons brein notoir slecht is in het verwerken van grote hoeveelheden data. Dus hoe transparant zijn dan al die feiten en cijfers?

Gelukkig hebben alle mensen een bijzonder hulpmiddel voor het verwerken van veel data: ons snelle intuïtieve brein. Dat stuk van het brein verwerkt moeiteloos heel veel data, als die maar visueel is. Het legt bijna automatisch verbanden, ziet bliksemsnel patronen en het filtert informatie uit ruis.

Transparantie, zo ontdekte ik, betekent dus ook het visueel maken van je data, zodat mensen het beter kunnen verwerken. Daarom houden we van Lean Canvases, Kanban Boards, Scrum Boards, Burn down charts, Magic Estimations en nog veel meer.

Dit is ook de reden waarom digitale tools altijd minder goed werken dan gewoon een groot overzicht aan de muur. Het is gewoon minder visueel en dus minder transparant. Transparantie is dus ook een werkwoord omdat het visueel maken van data wat inspanning vereist.

Transparantie heeft veiligheid nodig

Transparantie is dus zo gek nog niet. Ik kreeg eindelijk een beetje de smaak te pakken. Totdat ik het boek ‘The Circle’  van Dave Eggers las. Toen moest ik even slikken. In deze huiveringwekkend realistische roman schetst de auteur een nabije toekomst waarin transparantie ingezet wordt als ultiem machtsmiddel. De hoofdpersoon wordt gedwongen om ‘transparant te gaan’. Een camera om haar nek neemt alles op wat ze doet. Niets wordt nog vergeten. Ze verliest al haar privacy. Ze verliest ook alle creativiteit en leervermogen want elke fout die ze maakt wordt genadeloos afgestraft door miljoenen kijkers.

Ik was diep in de put. Transparantie was toch goed? Vergeten was toch vervelend? Zou het in haar ultieme vorm echt altijd leiden tot angst en tyrannie?

Ik bleef ontgoocheld en een beetje cynisch ik op een avond 4 ondernemers hoorde spreken. Tot mijn verbazing deelden ze hun grootste uitglijders en ontvingen daarvoor allemaal een daverend applaus! Ik ontdekte een cultuur waarin falen gevierd werd. Het evenement heet Fuck Up Nights en het was letterlijk FUN. Waarom kon het gewoon, het ongeremd delen van fouten? Het werkt omdat er een omgeving van veiligheid en begrip was. Iedereen in de zaal accepteert dat fouten maken menselijk is. Iedereen weet dat je fouten moet maken om te leren. Dit is de Transparantie waar ik van hou! Het soort transparantie dat warm is en leidt tot groei! Bij F.U.N. ontdekte ik dat veiligheid en transparantie hand in hand gaan.

In het ondernemende Silicon Valley is het adagio: “Fail Fast.” Pas als je een paar gefaalde ondernemingen op je CV hebt word je daar serieus genomen als ondernemer. Bij de grotere bedrijven betekent fail fast dat je met je collega’s viert hoeveel geld je bespaard hebt door vroeg te ontdekken dat iets niet werkt.

Transparantie is dus een werkwoord omdat veiligheid niet vanzelf komt. Het is iets waar je actief aan moet werken. De Fuck Up Nights hebben een manifest daarvoor.

Transparantie is hard werken

Je kan transparantie dus niet zomaar in je kernwaardes schrijven. Je kan het niet eisen van mensen. Transparantie is iets wat je samen doet. Je zal het goede voorbeeld moeten geven: absolutismen vermijden, de mate van zekerheid aangeven, je conclusies zo visueel mogelijk maken en actief cynisme en sarcasme tegengaan. Transparantie is hard werk. Maar het betaalt zich terug in psychologische veiligheid en fantastische teamprestaties.