Hoe organiseer ik een PI Planning?

De PI planning is de Agile kwartaalplanning uit SAFe. SAFe is een populair Scaled Agile Framework. Zo’n framework is de manier om afstemming tussen meerdere zelfsturende teams te organiseren. Maar veel mensen vinden SAFe te omslachtig en te strikt. Trainer & Agile Coaches Roy Gielen en Remco Diks hebben daar een eigen visie op ontwikkeld en geven SAFe de typische Scrum Academy twist. Dat dat werkt bewezen de twee al bij partijen als Dela, HSML en ASR. Nieuwsgierig naar hun visie en aanpak? Kijk dan eens naar de inhoud van hun training Leading SAFe in september.

Een andere populaire keuze is om enkel de PI planning – Program Increment Planning – uit SAFe te gebruiken. In dit artikel deel ik wat ik geleerd heb over kwartaalplanningen. Of je die nu Big Room Planning, Q-planning, kwartaalplanning, Periodeplanning of Wave-planning noemt. En lekker praktisch: onderaan dit artikel vind je een voorbeeldagenda.

Dubbel en dwars terugverdienen

In een PI planning stem je met meerdere teams af wat je het komende kwartaal gaat doen. Je zoekt synergie en lost knelpunten vooraf op. Niemand ontkent natuurlijk dat dat iets slims is. Wat minder gangbaar is, is om die planning te doen met alle betrokkenen uit alle teams. Toch is de complexiteit van de plannen zo groot, dat het waardevol is om met een grote groep, alle teamleden bij elkaar, een kwartaal vooruit te kijken. Bij een discussie met zo’n grote groep mensen zie ik steeds dat structuur en faciliteren uitermate belangrijk is. Waarom? Met een heldere structuur hou je de energie en de productiviteit hoog. Bovendien heeft een vergadering met zoveel mensen tegelijk een gigantisch uurtarief. Een goede PI-facilitator betaalt zichzelf dus dubbel en dik terug.

De 3 grootste winstpakkers

1. Slimme mensen vertel je wat je wil bereiken, niet hoe ze hun werk moeten doen

Ik merk te vaak dat er lichtzinnig met doelen omgegaan wordt. Om dit te voorkomen kun je het best bij jezelf beginnen. Zorg dat het doel van het kwartaal, de teams, en de PI planning in elk geval helder zijn voor jezelf. Hoe weet je dat doelen helder zijn? Als je ze vol overtuiging kan pitchen aan een groep collega’s. Dus niet als je het gevoel hebt dat dat wel goed zit. Maar oefen het voor de spiegel. Of beter nog: met een paar collega’s. Zorg dat je het verhaal helemaal in de vingers hebt, zodat je bij je publiek kan nagaan of ze aan gaan op de doelen. Wil je meer handvatten voor het formuleren van inspirerende doelen? Het boek Sturen op Resultaat staat vol praktische tips.

2. Verspil niemands tijd, maar pauzeer lang genoeg

Iedereen heeft het druk en zal vast meerdere commitments hebben. Denk aan mensen die aan je trekken en dingen willen weten, of de bergen aan werk op je bord. Dat je aandacht krijgt van zoveel mensen is een cadeau. Daar kan je mensen voor bedanken. Hoe? Door het te benoemen. Maar ook door zorgvuldig met hun tijd om te gaan. Je start dus op tijd, stopt op tijd en negeert laatkomers. Wat je kan voorbereiden, bereid je voor. Zo kan je de tijd tezamen echt gebruiken voor werk dat je alleen samen kunt doen. Het is helemaal niet gek om een PI planning in te gaan met concept-roadmaps voor het volgende kwartaal. Dit is een populaire vorm om een planning inzichtelijk te maken; een blokkenschema met opeenvolgende doelstellingen in de tijd. Maar het liefst zijn die roadmaps ook voor niemand nieuw.

Er is wel een balans. Ik heb gemerkt dat de agenda ook weer niet té strak moet zijn. In de pauzes vinden de mooiste gesprekken plaats. Dan maken mensen echt contact en filosoferen ze over de grootste problemen.

Voorbeeld: Zo ontstond bij een marketingorganisatie die ik coachte in de pauze een gesprek over campagnetemplates voor de website. Die bleken niet te bestaan en zorgden ervoor dat de teams veel minder snel experimenten konden doen. Toen het belang daarvan duidelijk werd in de pauze, kwam het op een gepaste plek in de planning.

3. Gebruik de processing power van iedereen in de groep, parallel

Ik zie een groep mensen tijdens de PI planning als een computer met evenveel rekenkernen als er mensen zijn. Dan maak ik het mijn uitdaging om alle rekenkernen vol in gebruik te nemen. Ik overzie de groep en fantaseer hoe de CPU monitor er uit zou zien.

De CPU monitor van mijn Mac terwijl ik een blog tik. De 16 rekenkernen zijn nauwelijks in gebruik:

Als ik een blog tik op mijn Mac is de benutting heel laag. Dat is vergelijkbaar met een groep mensen die luistert naar één persoon. De benutting krijg ik hoger op het moment dat ik mensen in groepjes een eigen uitdaging geef. De benutting is zelfs maximaal als ik een individuele werkvorm in stilte doe! Je kunt bijvoorbeeld per sprint een flip-overvel ophangen, met daarop de sprint goals van alle teams. Dan kan je alle deelnemers vragen om in grote lijnen de verwachte activiteiten van de sprints te bedenken. De knelpunten in de samenwerking worden direct duidelijk. Je kan ze nu samen oplossen. Uiteraard wel in sub-teams, zodat je de benutting hoog houdt.

Conclusie

Je kunt in een PI planning hele goede afspraken maken voor onderlinge samenwerking tussen teams. Het lijkt een dure vergadering, maar als je hem goed structureert, win je de tijd gegarandeerd terug tijdens het komende kwartaal. De tips in dit artikel helpen je bij de structuur. Wil je graag even van gedachten wisselen over de aanpak in jouw organisatie? Neem dan gerust contact op.

Voorbeeldagenda

Onderwerpen dag 1
Introductie	– Bedanken voor iedereens aanwezigheid – Check-in – Structuur en doelen van de dag
Terugblik	– Vieren en benoemen van gezamenlijke successen in het vorige kwartaal – Retrospective op het kwartaal en de rol van de vorige planningssessie
Vooruitblik I	– Visie koppelen aan jaardoelstellingen en kwartaaldoel. Actueel gemaakt de nieuwste ontwikkelingen – Update vanuit portfolio management: verdeling van middelen over de doelen – Kort toelichten van de roadmaps voor het volgende kwartaal – Invullen van de activiteiten binnen de roadmaps – Signaleren en afstemmen van onderlinge afhankelijkheden
Management review	– Reflecteren op de manier waarop de gemaakte plannen aansluiten bij de strategische doelen. – Feedback en verheldering van de kaders. – Trade off: management accordeert de scope, dus ook wat buiten scope valt voor dit kwartaal. – Vote of Confidence 1: Stelling nemen over het vertrouwen in de nieuwe plannen. – Afspraken maken die het vertrouwen vergroten.
Gezamenlijke lunch of diner

Onderwerpen dag 2
Introductie	– Doel van de tweede dag – Bedanken voor resultaten tot nu toe – Check-in
Vooruitblik II	– Inzichten na dag 1 en na het diner verwerken in de nieuwe plannen – Vote of confidence 2: geef ruimte aan de afwijkende mening via een peiling naar het vertrouwen in de gedefinieerde aanpak – Afspraken over het mitigeren van risico’s
Afsluiten	– Leiderschap bedankt het team voor inbreng en creativiteit – Check-out: Terugblik op de PI planning. Wat ging goed? Hoe kan de structuur volgende keer beter?